Wat is crediteurenadministratie in de boekhouding? Hoe worden crediteuren geclassificeerd, opgenomen, gewaardeerd en gepresenteerd in de jaarrekening, en wat zijn de belangrijkste boekhoudjournalen voor aankopen, overlopende posten en betalingen van crediteuren.

Wat is crediteurenadministratie in de boekhouding? Hoe worden crediteuren geclassificeerd, opgenomen, gewaardeerd en gepresenteerd in de jaarrekening, en wat zijn de belangrijkste boekhoudjournalen voor aankopen, overlopende posten en betalingen van crediteuren.

Wat is crediteurenadministratie in de boekhouding?

Het crediteurenboek vertegenwoordigt de bedragen die een bedrijf op korte termijn (tot 12 maanden of één boekhoudperiode) verschuldigd is aan crediteuren of leveranciers. De crediteuren worden opgenomen in de balans (balans) onder de rekening-courant.  Hieronder vindt u enkele voorbeelden van crediteuren:

• Grondstoffen, d.w.z. inventaris
• Apparatuur, d.w.z. installaties of bouwmachines, meubels, kantoorbenodigdheden.
• Transport en logistiek, d.w.z. kosten voor het leveren van goederen, opslag, logistieke software.
• Onderhoud, d.w.z. verzekering, revisies, reparaties.
• Leasing, d.w.z. leasing van apparatuur of motorvoertuigen.
• Licenties, d.w.z. kosten voor het verkrijgen van licenties en maandelijkse/jaarlijkse licentiekosten.
• Software, d.w.z. boekhoudsoftware, software voor voorraadbeheer.
• Reiskosten, d.w.z. vervoer, maaltijden, accommodatie.
• Andere diensten, d.w.z. schoonmaak of andere energierekeningen zoals water, elektriciteit, verwarming.

Wat zijn de belangrijkste verantwoordelijkheden van de afdeling Crediteurenadministratie?

Crediteuren kunnen verwijzen naar de afdeling binnen een bedrijf die verantwoordelijk is voor het beheer van de aankopen, registratie en betaling van crediteuren en leveranciers. Enkele van de verantwoordelijkheden van de crediteurenafdeling kunnen het kopen van inventaris of andere diensten, het beheren van voorraden, kantoorbenodigdheden, vergoedingen of klein kasbeheer zijn.

De verwerking van crediteurenadministratie kan handmatig of geautomatiseerd worden gedaan met behulp van crediteurensoftware, en de belangrijkste functies van crediteurenadministratie worden hieronder beschreven:

• Crediteuren vastleggen
• Goedkeuring van schulden
• Betalingen autoriseren
• Betalingen vrijgeven

Crediteuren vastleggen

Zodra de facturen van leveranciers zijn ontvangen, hetzij in fysiek of elektronisch formaat, is de crediteurenfunctie van de crediteurenadministratie om de factuurinformatie vast te leggen en vast te leggen in het crediteurenboek van de rekening met alle noodzakelijke informatie zoals de naam van de leverancier, adres, beschrijving, bedrag, btw enzovoort.

Net als voor andere schuldeisers moet de crediteurenadministratie het contract en de overeenkomsten bekijken en alle informatie registreren die nodig is voor verdere referentie bij het omgaan met betalingen, kortingen of rente.

Goedkeuring van schulden

De crediteurenafdeling heeft de verantwoordelijkheid om de vervaldatum van facturen te bewaken en de betaling van facturen goed te keuren, rekening houdend met de hyperarchie die door het bedrijf is vastgesteld in termen van verantwoordelijke persoon voor goedkeuring, bedrijfsbehoeften en in termen van de overeengekomen leverancierscontracten. Tijdens het goedkeuringsproces zijn enkele van de controles die worden uitgevoerd voordat de betaling wordt geautoriseerd, de beoordeling van de juistheid van de informatie op de facturen, de betalingsvoorwaarden die met de leverancier zijn overeengekomen of de ontvangen kortingen.

Voor andere schulden aan banken, kredietverstrekkers enzovoort is de crediteurenadministratie ook verantwoordelijk voor het bewaken van de vervaldata en contractovereenkomsten om ervoor te zorgen dat de informatie die in het crediteurenboek is vastgelegd, nauwkeurig, betrouwbaar en up-to-date is en overeenkomt met de voorwaarden die met de crediteuren zijn overeengekomen.

Betalingen autoriseren

De betalingen van de facturen of andere betalingen aan schuldeisers moeten worden goedgekeurd door een aangesteld personeelslid in overeenstemming met de hiërarchie van de onderneming. Bij het autoriseren van een betaling worden enkele controles uitgevoerd om ervoor te zorgen dat het te betalen bedrag in overeenstemming is met de te betalen factuur of met de voorwaarden die met de schuldeisers zijn overeengekomen.

Betalingen vrijgeven

Zodra de betaling is goedgekeurd, zal de crediteurenafdeling de betaling beheren volgens de voorwaarden die met de schuldeisers zijn overeengekomen. Daarom kan de betaling plaatsvinden in de vorm van contant geld, automatische incasso, cheque, bankoverschrijving of een andere vorm die is overeengekomen met schuldeisers en die ook binnen het wettelijke kader valt dat specifiek is voor de locatie waar de onderneming en de schuldeiser zijn gevestigd.

Tegenwoordig gebruiken de meeste crediteurenafdelingen boekhoudsoftware om de boekhoud-, inkoop- en betalingssoftware te integreren met banken en betalingsinstellingen en de crediteurenprocessen en -taken te automatiseren om meer efficiëntie binnen het proces te krijgen en effectieve kostenbesparingen te realiseren.

Wat zijn de belangrijkste soorten crediteurenadministratie?

Crediteurenadministratie is een algemenere term die verwijst naar al het geld dat een bedrijf op korte termijn verschuldigd is aan leveranciers en andere crediteuren, zoals vastgelegd in de kortlopende verplichtingen op de Balans (Balans) Crediteuren zoals handelsschulden, te betalen kosten, contracten met uitgestelde betalingen en toegerekende kosten.

Te betalen handelsvraag: Zijn rechtstreeks kortlopende verplichtingen die verband houden met de kernactiviteiten van de onderneming die voortvloeien uit de aankoop van inventaris of grondstoffen op kredietvoorwaarden en vertegenwoordigen de bedragen die verschuldigd zijn aan leveranciers voor goederen en diensten die op krediet zijn gekocht en die in het kader van de normale bedrijfsvoering zullen worden gebruikt.

Contracten met uitgestelde betaling: Wanneer het bedrijf de cashflow wil verbeteren, kan het management een overeenkomst aangaan met aannemers en leveranciers om de betalingen uit te stellen door de standaard kredietvoorwaarden te overschrijden door in te stemmen met een verlenging van de werkelijke vervaldata.

Te betalen kosten: De te betalen kosten verwijzen naar het bedrag dat aan de verkopers verschuldigd is voor ontvangen rekeningen die voornamelijk betrekking hebben op de algemene kosten van het bedrijf, zoals elektriciteit, water en andere diensten.

Overlopende rekeningen (overlopende posten): Dit soort uitgaven zijn de kosten die een bedrijf tijdens het boekjaar opneemt voor uitgaven zoals energierekeningen, juridische en professionele kosten, salarissen, belastingschattingen of andere kosten die in het lopende boekjaar worden gemaakt en opgenomen voordat het een factuur ontvangt en in de toekomst zal worden betaald. Deze boekhoudmethode op transactiebasis is gebaseerd op het matchingprincipe, dat stelt dat alle inkomsten en uitgaven in dezelfde periode moeten worden gerapporteerd en gematcht om winsten en verliezen voor de periode te bepalen.

Daarnaast is dit een belangrijk onderdeel van de financiële verslaggeving en presentatie van jaarrekeningen, zoals bepaald door International Financial Reporting Standards (IFRS), Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), International Accounting Standards, IAS 1 – Presentatie van de jaarrekening en IAS 37 – Voorzieningen, voorwaardelijke verplichtingen en voorwaardelijke activa

Wat zijn de belangrijkste International Financial Reporting Standards (IFRS) en Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) voor crediteurenadministratie?

De meest gebruikte standaarden voor financiële verslaggeving voor crediteuren worden vrijgegeven door de International Financial Reporting Standards (IFRS) en de Amerikaanse algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP)

In de afgelopen jaren hebben de GAAP en IFRS geprobeerd om veel standaarden voor jaarrekeningen te synchroniseren met als doel de verschillen tussen de twee kaders te verkleinen, maar er zijn nog steeds verschillen in de toepassing van deze standaarden in de praktijk. Daarom moeten de bedrijven professionele accountants of auditors raadplegen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de rapportagevereisten van US GAAP.

Deze standaarden definiëren de belangrijkste bepalingen voor de opname, waardering, latere waardering, presentatie en informatieverschaffing van crediteuren, zoals hieronder samengevat:

Wat zijn de IFRS- en GAAP-bepalingen voor de erkenningsstandaarden van crediteuren?

IFRS: Crediteurenadministratie wordt opgenomen wanneer een entiteit goederen of diensten van een leverancier heeft ontvangen en verplicht is om in de toekomst voor die goederen of diensten te betalen volgens de voorwaarden die met de leverancier zijn overeengekomen. Het is belangrijk op te merken dat het bedrijf in het bezit moet zijn van een wettelijk document, d.w.z. een factuur of een wettelijk contract, als wettelijk bewijs of aankoop.

GAAP: Volgens de Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) worden de crediteuren op een vergelijkbare manier opgenomen als volgens IFRS wanneer er een verplichting is om te betalen voor goederen of diensten, die wordt aangetoond door een juridisch document, d.w.z. een factuur.

Wat zijn de belangrijkste IFRS- en GAAP-bepalingen voor waarderingsstandaarden van crediteuren?

IFRS: Volgens de International Financial Reporting Standards (IFRS) wordt de crediteurenadministratie initieel gewaardeerd tegen de reële waarde van de te betalen vergoeding, d.w.z. het gefactureerde bedrag na aftrek van eventuele handelskortingen, -rabatten of -aftrekposten indien deze worden aangeboden als onderdeel van de koopovereenkomst.

GAAP: De crediteuren volgens de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) zoals de IFRS-normen en worden in eerste instantie gewaardeerd tegen het factuurbedrag, dat doorgaans wordt beschouwd als de reële waarde van de te betalen bedragen. Net als bij IFRS worden de handelskortingen, -rabatten of -rechten gesaldeerd tegen de initiële waardering als ze worden aangeboden als onderdeel van de koopovereenkomst.

Wat zijn de bepalingen van de IFRS- en GAAP-standaarden voor de latere waardering van crediteuren?

IFRS: Volgens de International Financial Reporting Standards (IFRS) worden de crediteuren na de eerste opname en waardering vervolgens gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs, wat voornamelijk het initiële waarderingsbedrag is minus eventuele betalingen en andere toepasselijke rente- of financieringskosten.

GAAP: Volgens de Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) worden de crediteuren na de eerste opname en de waardering vervolgens op dezelfde manier gewaardeerd als de IIFRS, met het verschil dat rente- of financieringskosten met betrekking tot crediteuren over het algemeen niet worden opgenomen, tenzij ze significant zijn en afzonderlijk zijn onderhandeld.

Wat zijn de belangrijkste IFRS- en GAAP-bepalingen voor de presentatiestandaarden van crediteurenadministratie?

IFRS: Volgens de International Financial Reporting Standards (IFRS) worden de crediteuren op het overzicht van de financiële positie (balans) gepresenteerd als kortlopende verplichtingen, meestal onder de handelsschulden en overige schulden als de betaling naar verwachting binnen een jaar of één boekhoudperiode zal worden afgewikkeld. Anders, als de betaling naar verwachting langer zal duren dan een jaar of één boekhoudperiode, wordt de crediteurenadministratie geclassificeerd als langlopende verplichtingen.

GAAP: De crediteuren volgens de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) worden gepresenteerd als IFRS op de financiële positie (balans) als kortlopende verplichtingen, meestal onder de rubrieken Crediteuren of Handelscrediteuren. Op dezelfde manier als volgens IFRS, als de afwikkeling naar verwachting meer dan één jaar of één boekhoudperiode zal overschrijden, wordt de crediteurenadministratie (AP) geclassificeerd als langlopende verplichtingen.

Wat zijn de belangrijkste IFRS- en GAAP-bepalingen voor de openbaarmakingsstandaarden van Accounts Payable?

IFRS: Op grond van de International Financial Reporting Standards (IFRS) zijn bedrijven verplicht om in de toelichting op de jaarrekening alle boekwaarden van de crediteurenadministratie (crediteurenadministratie) te vermelden, alle garanties met betrekking tot de crediteurenadministratie (crediteurenadministratie), de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaggeving en de voorwaarden van de crediteurenadministratie (crediteurenadministratie)

GAAP: Volgens de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) zijn de openbaarmakingsvereisten voor bedrijven vergelijkbaar met de IFRS-standaarden, en de entiteiten zijn verplicht om in de toelichting op de jaarrekening alle boekwaarden van de crediteurenadministratie, de openbaarmaking van alle garanties met betrekking tot de crediteurenadministratie, de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaggeving en de voorwaarden van de crediteurenadministratie te vermelden

Wat zijn de belangrijkste standaardvereisten voor crediteurenadministratie onder IAS 37 – Voorzieningen, voorwaardelijke verplichtingen en voorwaardelijke activa?

Volgens IAS 37 – Voorzieningen, voorwaardelijke verplichtingen en voorwaardelijke activa is een voorziening een verplichting met een onzekere timing of onzekere waarde, terwijl een verplichting en een voorwaardelijke verplichting/actief hieronder worden beschreven:

Er is sprake van een verplichting wanneer aan de twee onderstaande vereisten wordt voldaan:

• Een huidige verplichting ontstaat als gevolg van gebeurtenissen uit het verleden.
• De afwikkeling zal naar verwachting resulteren in een uitstroom van middelen, d.w.z. betaling.

Er is sprake van een voorwaardelijke verplichting wanneer aan een van de twee onderstaande vereisten is voldaan:

• Een mogelijke verplichting, afhankelijk van de vraag of er zich een onzekere toekomstige gebeurtenis voordoet.
• Een huidige verplichting, maar betaling is niet waarschijnlijk, of het bedrag kan niet betrouwbaar worden bepaald.

Een voorwaardelijk actief is wanneer aan de twee onderstaande vereisten wordt voldaan:

• Een mogelijk actief dat voortkomt uit gebeurtenissen uit het verleden.
• Het mogelijke bestaan van activa zal alleen worden bevestigd door het al dan niet plaatsvinden van een of meer onzekere toekomstige gebeurtenissen waarover de entiteit geen volledige controle heeft.

Opname van een voorziening volgens IAS 37 – Voorzieningen, voorwaardelijke verplichtingen en voorwaardelijke activa

Een onderneming moet een voorziening erkennen als aan de drie onderstaande vereisten is voldaan:

• Er is sprake van een huidige verplichting (wettelijk of constructief) die is ontstaan door een gebeurtenis in het verleden.
• Een betaling voor de afwikkeling van aansprakelijkheid is zeer waarschijnlijk
• Het bedrag voor de aansprakelijkheidsregeling kan betrouwbaar worden geschat.

Waardering van voorzieningen volgens IAS 37 – Voorzieningen, voorwaardelijke verplichtingen en voorwaardelijke activa

Voor de waardering van de voorziening opgenomen volgens de IAS 37 – Voorzieningen, voorwaardelijke verplichtingen en voorwaardelijke activa standaarden dient de onderneming een nauwkeurige schatting te maken van de bedragen die nodig zijn om de huidige verplichting af te wikkelen.

Tegelijkertijd moet de onderneming rekening houden met de risico’s en onzekerheden die zich omringen met de onderliggende gebeurtenissen die zich kunnen voordoen en die van invloed kunnen zijn op het bedrag dat wordt geschat voor de afwikkeling van de voorziening, en het opgenomen bedrag mag niet hoger zijn dan het bedrag dat is geraamd voor de afwikkeling van de voorziening.

Waardering en informatieverschaffing achteraf van een voorziening volgens IAS 37 – Voorzieningen, voorwaardelijke verplichtingen en voorwaardelijke activa

De vennootschap moet aan het einde van elk boekjaar de voorzieningen herzien en aanpassen, en als een uitstroom niet langer waarschijnlijk is, zal de voorziening worden teruggedraaid.

De openbaarmakingsvereiste voor elke categorie van voorzieningen zijn de beginsaldi, toevoegingen, gebruikte/ongebruikte bedragen, overige kortingen, eindsaldo en een korte beschrijving van de voorzieningen zoals de aard van de voorziening, looptijd, veronderstellingen, vergoedingen of onzekerheden.

Hoe moet ik verantwoording afleggen en wat zijn de belangrijkste journaalposten voor crediteuren?

Crediteuren houden zich bezig met de aankoop van goederen of diensten op krediet van leveranciers en de entiteit moet elke transactie in de inkoop registreren in de boekhouding van het bedrijf. De registratie van elke transactie in het inkoopboek en de boekhoudkundige journaalpost in de boekhouding moet een debet- en een creditzijde hebben en de informatie weergeven volgens de documentatie die van de leverancier is ontvangen wanneer de aankoop en afwikkeling plaatsvinden.

Wanneer een entiteit goederen of diensten van leveranciers koopt, moet zij eerst alle informatie in het inkoopboek opnemen volgens de documentatie die van de leverancier is ontvangen en die de informatie en voorwaarden van de aankoop bewijst.

Vervolgens boekt de boekhouder de inkoop en afwikkeling (betaling) in de boekhouding volgens de informatie die is ontvangen en opgeslagen in het inkoopboek. Hieronder volgen enkele voorbeelden van journaalposten voor handelscrediteuren, te betalen kosten of overlopende posten:

Handelscrediteuren: wanneer een bedrijf inkoopt en vervolgens goederen (voorraad) op krediet betaalt, wordt het belangrijkste dubbele boekhoudjournaal hieronder beschreven:

Dubbele boekhoudjournalen voor de inkoop van goederen (voorraad)

• Krediet (CR): Overzicht van de financiële positie (balans) – Crediteuren
• Debet (DR): Overzicht van de financiële positie (balans) Activa – inventaris

Dubbele boekhoudjournalen voor de afwikkeling van goederen (voorraad) die op krediet zijn ingekocht

• Krediet (CR): Overzicht van de financiële positie (balans) – liquide middelen
• Debet (DR): Overzicht van de financiële positie (balans) – Crediteuren

Te betalen kosten: wanneer een onderneming de verschuldigde vergoedingen boekt en vervolgens de afwikkeling voor diensten, d.w.z. boekhouding en boekhouding die in de toekomst verschuldigd zijn, wordt het belangrijkste dubbele boekhoudjournaal hieronder beschreven:

Dubbel boekhouden journalen voor het vastleggen van boekhoudkundige en boekhoudkundige diensten die later in de toekomst moeten worden vereffend:

• Krediet (CR): Overzicht van de financiële positie (balans) – Crediteuren
• Debet (DR): Winst- en verliesrekening – Boekhoudkundige en boekhoudkundige kosten

Dubbel boekhouden journalen voor het vastleggen van boekhoudkundige en boekhoudkundige vereffening voor in het verleden ontvangen diensten:

• Krediet (CR): Overzicht van de financiële positie (balans) – liquide middelen
• Debet (DR): Overzicht van de financiële positie (balans) – Crediteuren

Overlopende posten: wanneer een bedrijf bijvoorbeeld energierekeningen opbouwt en vervolgens betaalt, d.w.z. elektriciteit die later in de toekomst moeten worden vereffend wanneer de rekeningen worden ontvangen, wordt het belangrijkste dubbele boekhoudjournaal hieronder beschreven:

Dubbele boekhoudjournalen voor het registreren van de overlopende posten van de elektriciteitsdiensten die later in de toekomst moeten worden vereffend wanneer de facturen worden ontvangen:

• Krediet (CR): Overzicht van de financiële positie (balans) – Crediteuren
• Debet (DR): Winst- en verliesrekening – Elektriciteitskosten

Dubbel boekhoudkundige journalen voor het vastleggen van de afwikkeling van toerekeningskosten van de elektriciteitsdiensten:

• Krediet (CR): Overzicht van de financiële positie (balans) – liquide middelen
• Debet (DR): Overzicht van de financiële positie (balans) – Crediteuren

Merk op dat voor afrekeningen (betalingen) van leveranciers enkele procedures vereist zijn, aangezien er vaak overeenkomsten tussen het bedrijf en haar leveranciers aanwezig zijn, die van invloed zijn op de kredietvoorwaarden. Sommige leveranciers geven bijvoorbeeld slechts één maand krediet, terwijl andere leveranciers een langere respijtperiode bieden voordat de betaling verschuldigd is. Tegelijkertijd moeten de facturen, voordat de betaling wordt vrijgegeven, worden goedgekeurd en moeten de betalingen worden goedgekeurd door de verantwoordelijke personen volgens de hiërarchie van elke entiteit.

Als u dit artikel nuttig vond, gelieve dan Ga naar de rest van de website Voor meer informatie over boekhouding, of andere financiële artikelen over Internationaal Boekhouding, Controle, Belasting, Boekhoudsoftware, cloudboekhouding en boekhoudkundige automatisering.

Lees dit artikel in: Engels – Nederlands – Frans – Duits – Spaans