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Qu’est-ce que la comptabilité fournisseurs en comptabilité ? Comment les comptes créditeurs sont-ils classés, comptabilisés, évalués et présentés dans les états financiers, et quels sont les principaux journaux comptables pour les achats, les régularisations et les paiements des créanciers.

Qu’est-ce que la comptabilité fournisseurs en comptabilité ? Comment les comptes créditeurs sont-ils classés, comptabilisés, évalués et présentés dans les états financiers, et quels sont les principaux journaux comptables pour les achats, les régularisations et les paiements des créanciers.

Contents

Le grand livre comptable des comptes fournisseurs représente les montants qu’une entreprise doit à ses créanciers ou à ses fournisseurs à court terme (jusqu’à 12 mois ou une période comptable). Les créditeurs sont comptabilisés dans l’état de la situation financière (bilan) sous le compte de passif courant.  Voici quelques exemples de comptes fournisseurs :

  • Matières premières, c’est-à-dire stocks
  • Équipement, c’est-à-dire installations ou équipements de construction, meubles, fournitures de bureau.
  • Transport et logistique, c’est-à-dire coût de livraison des marchandises, stockage, logiciels logistiques.
  • Maintenance, c’est-à-dire assurance, révisions, réparations.
  • Le crédit-bail, c’est-à-dire le crédit-bail d’équipement ou de véhicules à moteur.
  • Licences, c’est-à-dire le coût d’obtention des licences et les droits de licence mensuels/annuels.
  • Logiciel c’est-à-dire logiciel de comptabilité, logiciel de gestion des stocks.
  • Frais de déplacement, c’est-à-dire le transport, les repas, l’hébergement.
  • Autres services, c’est-à-dire le nettoyage ou d’autres factures de services publics tels que l’eau, l’électricité, le chauffage.

Les comptes fournisseurs peuvent faire référence au département d’une entreprise responsable de la gestion des achats, de l’enregistrement et du paiement des créanciers et des fournisseurs. Certaines des responsabilités du service des comptes fournisseurs peuvent être l’achat d’inventaire ou d’autres services, la gestion des stocks, des fournitures de bureau, des remboursements ou de la gestion de la petite caisse.

Le traitement des comptes fournisseurs peut être effectué manuellement ou automatisé à l’aide d’un logiciel de comptabilité fournisseurs, et les principales fonctions des comptes fournisseurs sont décrites ci-dessous :

  • Enregistrement des comptes fournisseurs
  • Approbation des comptes créditeurs
  • Autoriser des paiements
  • Libérer des paiements

Enregistrement des comptes fournisseurs

Une fois que les factures sont reçues des fournisseurs, sous forme physique ou électronique, la fonction de la comptabilité fournisseur est de capturer et d’enregistrer les informations de la facture dans le grand livre de la comptabilité fournisseur avec toutes les informations nécessaires telles que le nom du fournisseur, l’adresse, la description, le montant, la TVA, etc.

De la même manière pour les autres créanciers, les comptes créditeurs doivent examiner le contrat et les accords et enregistrer toutes les informations nécessaires pour référence ultérieure lorsqu’il s’agit de paiements, d’escomptes ou d’intérêts.

Approbation des comptes créditeurs

Le service des comptes fournisseurs a la responsabilité de surveiller la date d’échéance des factures et d’approuver le paiement des factures en tenant compte de l’hyperarchie établie par l’entreprise en termes de personne responsable de l’approbation, de besoins de l’entreprise et en termes de contrats fournisseurs convenus. Au cours du processus d’approbation, certaines des vérifications effectuées avant d’autoriser le paiement sont l’évaluation de l’exactitude des informations sur les factures, les conditions de paiement convenues avec le fournisseur ou les remises reçues.

Pour les autres dettes aux banques, aux prêteurs, etc., les comptes fournisseurs sont également responsables de surveiller les dates d’échéance et les accords contractuels pour s’assurer que les informations enregistrées dans le grand livre des comptes fournisseurs sont exactes, fiables, à jour et correspondent aux conditions convenues avec les créanciers.

Autoriser des paiements

Les paiements des factures ou autres paiements aux créanciers doivent être autorisés par un membre du personnel désigné conformément à la hiérarchie de l’entreprise. Lors de l’autorisation d’un paiement, des contrôles sont en place pour s’assurer que le montant du paiement est conforme à la facture payable ou aux conditions convenues avec les créanciers.

Libérer des paiements

Une fois le paiement approuvé, le service des comptes fournisseurs gérera le déblocage du paiement selon les conditions convenues avec les créanciers. Par conséquent, le paiement peut se faire sous forme d’espèces, de prélèvement automatique, de chèque, de virement bancaire ou d’une autre forme convenue avec les créanciers qui s’inscrivent également dans le cadre juridique spécifique au lieu où l’entreprise et le créancier sont établis.

De nos jours, la plupart des services des comptes fournisseurs utilisent des logiciels de comptabilité avancée pour intégrer les logiciels de comptabilité, d’achat et de paiement aux banques et aux établissements de paiement et automatiser les processus et les tâches des comptes fournisseurs afin d’améliorer l’efficacité du processus et de réduire efficacement les coûts.

Les comptes créditeurs sont un terme plus général qui désigne tout l’argent qu’une entreprise doit à ses fournisseurs et autres créanciers à court terme, tel qu’il est comptabilisé dans le passif à court terme de l’état de la situation financière (bilan). Comptes fournisseurs tels que les dettes fournisseurs, les dépenses créditeuses, les contrats de paiements différés et les charges à payer.

Opérations à payer : Sont des obligations à court terme directement liées aux activités principales de l’entreprise qui découlent de l’achat de inventaire ou des matières premières à crédit et représentent les montants dus aux fournisseurs pour des biens et des services achetés à crédit qui seront utilisés dans le cours normal des activités commerciales.

Contrats à paiement différé : Lorsque l’entreprise cherche à améliorer les flux de trésorerie, la direction peut conclure un accord avec les entrepreneurs et les fournisseurs pour différer les paiements en dépassant les conditions de crédit standard en acceptant une prolongation des dates d’échéance réelles.

Dépenses à payer : Les dépenses à payer font référence au montant dû aux fournisseurs pour les factures reçues principalement en relation avec les frais généraux de l’entreprise comme l’électricité, l’eau et d’autres services.

Charges à payer (régularisations): Ces types de dépenses sont les coûts qu’une entreprise comptabilise au cours de l’exercice pour des dépenses telles que les factures de services publics, les frais juridiques et professionnels, les salaires, les estimations fiscales ou d’autres dépenses qui sont engagées et comptabilisées au cours de l’exercice en cours avant de recevoir une facture et qui seront payées à l’avenir. Cette méthode de comptabilité d’exercice est basée sur le principe de rapprochement, qui stipule que tous les revenus et dépenses doivent être déclarés dans la même période et appariés pour déterminer les profits et les pertes pour la période.

En outre, il s’agit d’une partie importante de la comptabilité et de la présentation des états financiers, conformément aux Normes internationales d’information financière (IFRS), aux principes comptables généralement reconnus (PCGR), aux Normes comptables internationales, à IAS 1 – Présentation des états financiers et à IAS 37 – Provisions, passifs éventuels et actifs éventuels

Les normes comptables les plus utilisées pour les comptes fournisseurs sont publiées par les normes internationales d’information financière (IFRS) et les principes comptables généralement reconnus (GAAP) des États-Unis

Au cours des dernières années, les PCGR et les IFRS ont tenté de synchroniser de nombreuses normes comptables dans le but de réduire les différences entre les deux cadres, mais il existe encore des différences dans l’application de ces normes dans la pratique. Par conséquent, les entreprises doivent consulter des comptables professionnels ou des auditeurs pour s’assurer de la conformité aux exigences de déclaration des PCGR américains.

Ces normes définissent les principales dispositions relatives à la comptabilisation, à l’évaluation, à l’évaluation ultérieure, à la présentation et aux informations à fournir sur les comptes créditeurs, telles qu’elles sont résumées ci-dessous :

Quelles sont les dispositions des IFRS et des PCGR pour les normes de comptabilisation des comptes fournisseurs?

IFRS : Les comptes fournisseurs sont comptabilisés lorsqu’une entité a reçu des biens ou des services d’un fournisseur et a l’obligation d’effectuer un paiement pour ces biens ou services à l’avenir selon les conditions convenues avec le fournisseur. Il est important de noter que l’entreprise doit détenir une preuve en termes de document juridique, c’est-à-dire une facture ou un contrat juridique comme preuve légale ou achat.

PCGR : Selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR), les comptes fournisseurs sont comptabilisés de la même manière que selon les IFRS lorsqu’il existe une obligation de payer des biens ou des services, ce qui est attesté par un document juridique, c’est-à-dire une facture.

Quelles sont les principales dispositions des IFRS et des PCGR pour les normes d’évaluation des comptes fournisseurs?

IFRS : En vertu des Normes internationales d’information financière (IFRS), les comptes créditeurs sont initialement évalués à la juste valeur de la contrepartie à payer, qui représente le montant facturé net de tout escompte, rabais ou provision s’ils sont offerts dans le cadre du contrat d’achat.

PCGR : Les comptes créditeurs (PC) selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR) comme les normes IFRS et sont initialement évalués au montant de la facture, qui est généralement considéré comme la juste valeur des montants à payer. Comme pour les IFRS, les escomptes, ristournes ou provisions sont déduits de l’évaluation initiale s’ils sont offerts dans le cadre du contrat d’achat.

Quelles sont les dispositions des normes IFRS et PCGR pour l’évaluation ultérieure des comptes créditeurs?

IFRS : En vertu des Normes internationales d’information financière (IFRS), après la comptabilisation et l’évaluation initiales, les créditeurs sont évalués ultérieurement au coût amorti, qui correspond principalement au montant de l’évaluation initiale moins les paiements effectués et les autres intérêts ou charges financières applicables.

PCGR : Selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR), les comptes créditeurs (PC) après la comptabilisation initiale et l’évaluation sont évalués ultérieurement de la même manière que le SIRF, à la différence que les intérêts ou les frais financiers liés aux comptes créditeurs ne sont généralement pas inclus, sauf s’ils sont importants et négociés séparément.

Quelles sont les principales dispositions des IFRS et des PCGR pour les normes de présentation des comptes fournisseurs ?

IFRS : Conformément aux Normes internationales d’information financière (IFRS), les comptes créditeurs sont présentés dans l’état de la situation financière (bilan) comme des passifs courants, généralement sous le couvert et les autres créditeurs si le paiement doit être réglé dans un délai d’un an ou d’un exercice comptable. Sinon, si le paiement devrait dépasser un an ou un exercice comptable, les comptes créditeurs seront classés comme passifs non courants.

PCGR : Les comptes créditeurs (PC) selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR) sont présentés comme les IFRS dans l’état de la situation financière (bilan) comme des passifs à court terme, généralement sous les rubriques Créditeurs ou Dettes fournisseurs. De la même manière que selon les IFRS, si le règlement est prévu pour dépasser un an ou un exercice comptable, les comptes fournisseurs (AP) seront classés comme passifs non courants.

Quelles sont les principales dispositions des IFRS et des PCGR pour les normes d’information des comptes fournisseurs ?

IFRS : En vertu des Normes internationales d’information financière (IFRS), les entreprises sont tenues de divulguer dans les notes aux états financiers toutes les valeurs comptables des comptes créditeurs, les informations à fournir sur toutes les garanties liées aux comptes créditeurs, les principales méthodes comptables et les modalités des comptes créditeurs

PCGR: En vertu des principes comptables généralement reconnus (PCGR), les exigences en matière d’informations à fournir par les entreprises sont similaires aux normes IFRS, et les entités sont tenues de divulguer dans les notes relatives aux états financiers toutes les valeurs comptables des comptes créditeurs, les informations à fournir sur toutes les garanties liées aux comptes créditeurs, les principales méthodes comptables et les modalités des comptes créditeurs.

Conformément à IAS 37 – Provisions, passifs éventuels et actifs éventuels, une provision est un passif dont le calendrier ou le montant est incertain, tandis qu’un passif et un passif/actif éventuel sont décrits ci-dessous :

  • Une obligation actuelle naît en raison d’événements passés.
  • Le règlement devrait entraîner une sortie de ressources, c’est-à-dire un paiement.
  • Une obligation possible selon qu’un événement futur incertain se produit.
  • Une obligation actuelle mais le paiement n’est pas probable, ou le montant ne peut pas être évalué de manière fiable.
  • Un actif possible qui découle d’événements passés.
  • L’existence éventuelle d’un actif ne sera confirmée que par la survenance ou la non-survenance d’un ou de plusieurs événements futurs incertains qui ne sont pas entièrement sous le contrôle de l’entité.

Comptabilisation d’une provision selon IAS 37 – Provisions, passifs éventuels et actifs éventuels

Une entreprise doit reconnaître une provision si les trois exigences ci-dessous sont remplies :

  • Il y a une obligation actuelle (légale ou implicite) qui est née en raison d’un événement passé.
  • Un paiement pour le règlement de la responsabilité est très probable
  • Le montant du règlement de responsabilité peut être estimé de manière fiable.

Évaluation des provisions selon IAS 37 – Provisions, passifs éventuels et actifs éventuels

Pour l’évaluation de la provision comptabilisée selon les normes IAS 37 – Provisions, passifs éventuels et actifs éventuels, la société doit faire une estimation précise des montants nécessaires pour régler l’obligation actuelle.

Dans le même temps, la société doit tenir compte des risques et incertitudes qui entourent les événements sous-jacents qui pourraient se produire et influencer le montant estimé pour le règlement de la provision, et le montant comptabilisé ne doit pas dépasser le montant estimé pour le règlement de la provision.

Évaluation et informations ultérieures d’une provision selon IAS 37 – Provisions, passifs éventuels et actifs éventuels

La société doit revoir et ajuster les provisions à la fin de chaque exercice, et si une sortie n’est plus probable, la provision sera renversée.

Les exigences en matière d’informations à fournir pour chaque catégorie de provisions sont les soldes d’ouverture, les ajouts, les montants utilisés ou inutilisés, les autres escomptes, le solde de clôture et une brève description des provisions comme la nature de la provision, la durée, les hypothèses, les remboursements ou les incertitudes.

Les comptes fournisseurs (CP) traitent des achats de biens ou de services à crédit auprès de fournisseurs et l’entité doit enregistrer chaque transaction dans le magasin d’achat dans les livres comptables de l’entreprise. L’enregistrement de chaque transaction dans le grand livre des achats et l’écriture comptable dans les livres comptables doivent avoir un côté débit et un côté crédit et refléter les informations selon la documentation reçue du fournisseur lorsque l’achat et le règlement ont lieu.

Lorsqu’une entité achète des biens ou des services à des fournisseurs, elle doit d’abord enregistrer dans le grand livre des achats toutes les informations figurant sur les documents reçus du fournisseur qui prouvent les informations, les termes et conditions de l’achat.

Par la suite, le comptable enregistrera l’achat et le règlement (paiement) dans les livres comptables selon les informations reçues et stockées dans le grand livre des achats. Voici quelques exemples d’écritures de journal pour les comptes fournisseurs, les charges à payer ou les charges à payer :

Fournisseurs : lorsqu’une entreprise achète et paie ensuite des marchandises (stocks) à crédit, les principaux journaux comptables en partie double sont décrits ci-dessous :

  • Crédit (CR) : État de la situation financière (bilan) – Créditeurs
  • Débit (DR) : État de la situation financière (bilan) Actifs – Stocks
  • Crédit (CR) : État de la situation financière (bilan) – Trésorerie
  • Débit (DR) : État de la situation financière (bilan) – Créditeurs

Charges à payer : lorsqu’une société enregistre les honoraires dus et par la suite le règlement des services, c’est-à-dire la comptabilité et la tenue de livres à régler à l’avenir, le journal comptable principal en partie double est décrit ci-dessous :

  • Crédit (CR) : État de la situation financière (bilan) – Créditeurs
  • Débit (DR) : Compte de résultat (Profits et pertes) – Frais de comptabilité et de tenue de livres
  • Crédit (CR) : État de la situation financière (bilan) – Trésorerie
  • Débit (DR) : État de la situation financière (bilan) – Créditeurs

Charges à payer : par exemple, lorsqu’une entreprise accumule et paie ensuite des factures de services publics, c’est-à-dire d’électricité, qui doivent être réglées plus tard dans le futur, lorsque les factures sont reçues, le journal comptable principal en partie double est décrit ci-dessous :

  • Crédit (CR) : État de la situation financière (bilan) – Créditeurs
  • Débit (DR) : Compte de résultat (Profits et pertes) – Dépenses d’électricité
  • Crédit (CR) : État de la situation financière (bilan) – Trésorerie
  • Débit (DR) : État de la situation financière (bilan) – Créditeurs

A noter pour les règlements (paiements) des fournisseurs certaines procédures sont nécessaires car des accords entre l’entreprise et ses fournisseurs sont fréquemment présents, qui influencent les termes et conditions du crédit. Par exemple, certains fournisseurs peuvent n’accorder un crédit que d’un mois, tandis que d’autres fournisseurs peuvent offrir un délai de grâce plus long avant l’échéance du paiement. En même temps, avant de débloquer le paiement, les factures doivent être approuvées et le paiement autorisé par les personnes responsables selon la hiérarchie de chaque entité.

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