¿Qué son las cuentas por pagar en contabilidad? Cómo se clasifican, reconocen, miden y presentan las cuentas por pagar en los estados financieros, y cuáles son los principales diarios contables para las compras, devengos y pagos de los acreedores.
¿Qué son las cuentas por pagar en contabilidad?
El libro contable de Cuentas por pagar, representa los montos que una empresa debe a los acreedores o proveedores en el corto plazo (hasta 12 meses o un período contable). Las cuentas por pagar se registran en el Estado de Situación Financiera (Balance General) en la cuenta de pasivo corriente. A continuación se enumeran algunos ejemplos de cuentas por pagar:
- Materias primas, es decir, inventario
- Equipos, es decir, plantas o equipos de construcción, muebles, suministros de oficina.
- Transporte y logística, es decir, costo de entrega de mercancías, almacenamiento, software de logística.
- Mantenimiento, es decir, seguros, revisiones, reparaciones.
- Leasing, es decir, arrendamiento de equipos o vehículos de motor.
- Licencias, es decir, el costo de obtención de licencias y las tarifas de licencias mensuales/anuales.
- Software, es decir, software de contabilidad, software de gestión de inventario.
- Gastos de viaje, es decir, transporte, comidas, alojamiento.
- Otros servicios, es decir, limpieza u otras facturas de servicios públicos como agua, electricidad, calefacción.
¿Cuáles son las principales responsabilidades del departamento de Cuentas por Pagar?
Las cuentas por pagar pueden referirse tanto al departamento dentro de una empresa responsable de gestionar las compras, el registro y el pago de acreedores y proveedores. Algunas de las responsabilidades del departamento de cuentas por pagar podrían ser la compra de inventario u otros servicios, la gestión de inventarios, suministros de oficina, reembolsos o la gestión de caja chica.
El procesamiento de cuentas por pagar se puede realizar de forma manual o automatizada con el uso de software de cuentas por pagar, y las principales funciones de la cuenta por pagar se describen a continuación:
- Registro de cuentas por pagar
- Aprobación de cuentas por pagar
- Autorización de pagos
- Liberación de pagos
Registro de cuentas por pagar
Una vez que se reciben las facturas de los proveedores, ya sea en formato físico o electrónico, la función de las cuentas por pagar es capturar y registrar la información de la factura en el libro mayor de cuentas por pagar con toda la información necesaria como el nombre del proveedor, la dirección, la descripción, el monto, el IVA, etc.
De la misma manera, en el caso de otros acreedores, las cuentas por pagar deben examinar el contrato y los acuerdos y registrar toda la información necesaria para su posterior consulta cuando se trate de pagos, descuentos o intereses.
Aprobación de cuentas por pagar
El departamento de cuentas por pagar tiene la responsabilidad de controlar la fecha de vencimiento de las facturas y aprobar el pago de las facturas teniendo en cuenta la hiperarquía establecida por la empresa en términos de persona responsable de aprobación, necesidades de la empresa y en términos de los contratos de proveedores acordados. Durante el proceso de aprobación, algunas de las comprobaciones que se realizan antes de autorizar el pago son la evaluación de la exactitud de la información de las facturas, las condiciones de pago acordadas con el proveedor o los descuentos recibidos.
Para otras cuentas por pagar a bancos, prestamistas, etc., las cuentas por pagar también son responsables de monitorear las fechas de vencimiento y los acuerdos contractuales para asegurarse de que la información registrada en el libro mayor de cuentas por pagar sea precisa, confiable, esté actualizada y corresponda a los términos acordados con los acreedores.
Autorización de pagos
Los pagos de las facturas u otros pagos a los acreedores deben ser autorizados por un miembro del personal designado de acuerdo con la jerarquía de la empresa. A la hora de autorizar un pago, se realizan algunas comprobaciones para asegurarse de que el importe del pago se ajusta a la factura a pagar o a las condiciones acordadas con los acreedores.
Liberación de pagos
Una vez aprobado el pago, el departamento de cuentas por pagar gestionará la liberación del pago según los términos acordados con los acreedores. Por lo tanto, el pago puede ser en efectivo, domiciliación bancaria, cheque, transferencia bancaria u otra forma acordada con los acreedores que también se encuentre dentro del marco legal propio del lugar donde se establece la empresa y el acreedor.
Hoy en día, la mayoría de los departamentos de Cuentas por Pagar están utilizando software de contabilidad anticipada para integrar el software de contabilidad, compras y pagos con bancos e instituciones de pago y automatizar los procesos y tareas de cuentas por pagar para obtener más eficiencias dentro del proceso y lograr reducciones efectivas de costos.
¿Cuáles son los principales tipos de Cuentas por Pagar?
Cuentas por pagar (AP) es un término más general que significa todo el dinero que una empresa debe a los proveedores y otros acreedores a corto plazo, tal como se registra en el pasivo corriente en el Estado de Situación Financiera (Balance General) Por lo tanto, incluya todos los tipos de Cuentas por pagar tales como cuentas por pagar comerciales, gastos por pagar, contratos de pagos diferidos y gastos devengados.
Operaciones a pagar: Son obligaciones directamente a corto plazo relacionadas con las actividades comerciales principales de la empresa que surgen de la compra de inventario o materias primas en condiciones de crédito y representan los montos adeudados a los proveedores por bienes y servicios comprados a crédito que se utilizarán en el curso normal de las operaciones comerciales.
Contratos de pago diferido: Cuando la empresa busca mejorar la gestión del flujo de caja puede llegar a un acuerdo con contratistas y proveedores para diferir los pagos superando los términos de crédito estándar mediante el acuerdo de una extensión de las fechas de vencimiento reales.
Gastos a pagar: Los gastos a pagar se refieren al monto adeudado a los proveedores por facturas recibidas en relación principalmente con los gastos generales de la empresa como electricidad, agua y otros servicios.
Gastos devengados (devengos): Este tipo de gastos son los costes que una empresa reconoce durante el ejercicio por gastos tales como facturas de servicios públicos, honorarios legales y profesionales, salarios, estimaciones fiscales u otros gastos en los que se incurre y se reconoce dentro del ejercicio en curso antes de recibir una factura y se pagarán en el futuro. Este método contable de devengo se basa en el principio de casación, que establece que todos los ingresos y gastos deben declararse en el mismo período y emparejarse para determinar las ganancias y pérdidas del período.
Además, esta es una parte importante de la contabilidad y presentación de los estados financieros según lo guiado por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), las Normas Internacionales de Contabilidad, la NIC 1 – Presentación de Estados Financieros y la NIC 37 – Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes
¿Cuáles son las principales Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) para las Cuentas por Pagar?
Las normas de contabilidad más utilizadas para las cuentas por pagar son publicadas por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) de EE. UU.
En los últimos años, los PCGA y las NIIF han tratado de sincronizarse en muchas normas contables con el objetivo de reducir las diferencias entre los dos marcos, pero todavía existen diferencias en la aplicación de estas normas en la práctica. Por lo tanto, las empresas deben consultar a contadores o auditores profesionales para garantizar el cumplimiento de los requisitos de presentación de informes según los PCGA de EE. UU.
Estas normas definen las principales disposiciones para el reconocimiento, medición, medición posterior, presentación y revelación de las Cuentas por Pagar que se resumen a continuación:
¿Cuáles son las disposiciones NIIF y PCGA para las normas de reconocimiento de cuentas por pagar?
NIIF: Las Cuentas por Pagar se reconocen cuando una entidad ha recibido bienes o servicios de un proveedor y tiene la obligación de realizar un pago por esos bienes o servicios en el futuro según los términos acordados con el proveedor. Es importante tener en cuenta que la empresa debe tener un documento legal evidenciado, es decir, una factura o un contrato legal como prueba legal de compra.
GAAP: Bajo los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) las Cuentas por Pagar se reconocen de manera similar a las NIIF cuando existe una obligación de pagar por bienes o servicios, que se evidencia mediante un documento legal, es decir, una factura.
¿Cuáles son las principales disposiciones IFRS y GAAP para las normas de medición de Cuentas por Pagar?
NIIF: De acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), las cuentas por pagar se miden inicialmente al valor razonable de la contraprestación a pagar, que representa el monto facturado neto de cualquier descuento, rebaja o deducción comercial si se ofrecen como parte del acuerdo de compra.
GAAP: Las cuentas por pagar según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) al igual que las normas IFRS y se miden inicialmente por el monto de la factura, que generalmente se considera el valor razonable de los montos por pagar. De manera similar a las NIIF, los descuentos, rebajas o deducciones comerciales se compensan con respecto a la medición inicial si se ofrecen como parte del acuerdo de compra.
¿Cuáles son las disposiciones de las normas IFRS y GAAP para la medición posterior de las cuentas por pagar?
NIIF: De acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), después del reconocimiento y la medición iniciales, las cuentas por pagar se miden posteriormente al costo amortizado, que es principalmente el monto de la medición inicial menos los pagos realizados y otros intereses o cargos financieros aplicables.
GAAP: Bajo los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés), las Cuentas por Pagar después del reconocimiento inicial y la medición se miden posteriormente de manera similar al IIFRS, con la diferencia de que los intereses o cargos financieros relacionados con las cuentas por pagar generalmente no se incluyen a menos que sean significativos y se negocien por separado.
¿Cuáles son las principales disposiciones IFRS y GAAP para las normas de presentación de Cuentas por Pagar?
NIIF: De acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), las Cuentas por Pagar se presentan en el Estado de Situación Financiera (Balance General) como pasivos corrientes, generalmente bajo las Cuentas Comerciales y Otras Cuentas por Pagar si el pago se espera liquidar dentro de un año o un período contable. De lo contrario, si se espera que el pago exceda de un año o un período contable, las Cuentas por Pagar se clasificarán como pasivos no corrientes.
GAAP: Las Cuentas por Pagar bajo los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) se presentan como NIIF en el Estado de Situación Financiera (Balance General) como pasivos corrientes, generalmente bajo los encabezados de Cuentas por Pagar o Cuentas por Pagar Comerciales. De la misma manera que según las NIIF, si se espera que la liquidación exceda de un año o un período contable, las Cuentas por Pagar se clasificarán como pasivos no corrientes.
¿Cuáles son las principales disposiciones IFRS y GAAP para las normas de divulgación de Cuentas por Pagar?
NIIF: De acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), las empresas están obligadas a revelar dentro de las notas de los estados financieros todos los importes en libros de las Cuentas por Pagar, la revelación de todas las garantías relacionadas con las Cuentas por Pagar, las políticas contables significativas y los términos y condiciones de las Cuentas por Pagar
GAAP: De acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), los requisitos de divulgación de información a revelar de las empresas son similares a las normas NIIF, y las entidades están obligadas a revelar en las notas de los estados financieros todos los importes en libros de las Cuentas por Pagar, la revelación de todas las garantías relacionadas con las Cuentas por Pagar, las políticas contables significativas y los términos y condiciones de las Cuentas por Pagar
¿Cuáles son los principales requisitos normativos para las Cuentas por Pagar según la NIC 37 – Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes?
De acuerdo con la NIC 37 – Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes, una provisión es un pasivo de tiempo o importe inciertos, mientras que un pasivo y un pasivo contingente/activo se describen a continuación:
Un pasivo es cuando se cumplen los dos requisitos siguientes:
- Una obligación presente surge debido a eventos pasados.
- Se espera que la liquidación dé lugar a una salida de recursos, es decir, al pago.
Un pasivo contingente es cuando se cumple uno de los dos requisitos siguientes:
- Una posible obligación en función de si se produce algún acontecimiento futuro incierto.
- Una obligación presente pero el pago no es probable, o el monto no se puede medir de manera confiable.
Un activo contingente es aquel en el que se cumplen los dos requisitos siguientes:
- Un posible activo que surge de eventos pasados.
- La posible existencia de activos se confirmará únicamente por la ocurrencia o no ocurrencia de uno o más eventos futuros inciertos que no estén totalmente bajo el control de la entidad.
Reconocimiento de una provisión según la NIC 37 – Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes
Una empresa debe reconocer una provisión si se cumplen los tres requisitos siguientes:
- Existe una obligación presente (legal o implícita) que ha surgido debido a un evento pasado.
- Es muy probable que se realice un pago por liquidación de la responsabilidad
- El importe de la liquidación de responsabilidad puede estimarse de forma fiable.
Valoración de las provisiones según la NIC 37 – Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes
Para la valoración de la provisión reconocida de acuerdo con las normas de la NIC 37 – Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes, la empresa debe realizar una estimación precisa de los importes requeridos para liquidar la obligación presente.
Al mismo tiempo, la empresa debe considerar los riesgos e incertidumbres que rodean los eventos subyacentes que podrían ocurrir e influir en el importe estimado para la liquidación de la provisión, y el importe reconocido no debe exceder el importe estimado para la liquidación de la provisión.
Valoración y revelación posteriores de una provisión según la NIC 37 – Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes
La empresa debe revisar y ajustar las provisiones al final de cada ejercicio, y si la salida ya no es probable, se revertirá la provisión.
El requisito de información a revelar para cada clase de provisiones son los saldos iniciales, las adiciones, los importes utilizados/no utilizados, otros descuentos, el saldo de cierre y una breve descripción de las provisiones según la naturaleza de la provisión, el plazo, los supuestos, los reembolsos o las incertidumbres.
¿Cómo contabilizar y cuáles son los principales asientos de diario para Cuentas por pagar?
Las Cuentas por Pagar se ocupan de las compras de bienes o servicios a crédito de los proveedores y la entidad debe registrar cada transacción en el registro de compras dentro de los libros de contabilidad de la empresa. El registro de cada transacción dentro del libro mayor de compras y el asiento del diario contable dentro de los libros de contabilidad deben tener un lado de débito y otro de crédito y reflejar la información según la documentación recibida del proveedor cuando se realiza la compra y la liquidación.
Cuando una entidad está comprando bienes o servicios a proveedores, en primer lugar debe registrar en el libro mayor de compras toda la información según la documentación recibida del proveedor que evidencia la información, términos y condiciones de la compra.
Posteriormente, el tenedor de libros registrará la compra y liquidación (pago) dentro de los libros de contabilidad según la información recibida y almacenada dentro del libro mayor de compras. A continuación se describen algunos ejemplos de asientos de diario para cuentas por pagar, gastos por pagar o periodificaciones:
Cuentas por pagar: cuando una empresa está comprando y posteriormente está pagando bienes (inventario) a crédito, el diario contable principal de doble entrada se describe a continuación:
Diarios contables por partida doble para la compra de mercancías (inventario)
- Crédito (CR): Estado de Situación Financiera (Balance General) – Cuentas por Pagar
- Débito (DR): Estado de Situación Financiera (Balance) Activos – Inventario
Diarios contables por partida doble para la liquidación de mercancías (inventario) compradas a crédito
- Crédito (CR): Estado de Situación Financiera (Balance General) – Efectivo
- Débito (DR): Estado de Situación Financiera (Balance General) – Cuentas por Pagar
Gastos a pagar: cuando una empresa registra los honorarios adeudados y, posteriormente, la liquidación de los servicios, es decir, la contabilidad y la teneduría de libros que deben liquidarse en el futuro, el diario contable principal de partida doble se describe a continuación:
Diarios contables por partida doble para el registro de los servicios de contabilidad y teneduría de libros que deben liquidarse más adelante en el futuro:
- Crédito (CR): Estado de Situación Financiera (Balance General) – Cuentas por Pagar
- Débito (DR): Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias) – Gastos de Contabilidad y Teneduría de Libros
Diarios contables por partida doble para el registro contable y la liquidación contable de los servicios recibidos en el pasado:
- Crédito (CR): Estado de Situación Financiera (Balance General) – Efectivo
- Débito (DR): Estado de Situación Financiera (Balance General) – Cuentas por Pagar
Gastos devengados (devengos): a modo de ejemplo, cuando una empresa está acumulando y posteriormente pagando facturas de servicios públicos, es decir, electricidad que deben liquidarse más adelante en el futuro cuando se reciben las facturas, el diario contable principal de partida doble se describe a continuación:
Libros contables por partida doble para registrar los devengos de los servicios de electricidad que deban liquidarse posteriormente en el futuro cuando se reciban las facturas:
- Crédito (CR): Estado de Situación Financiera (Balance General) – Cuentas por Pagar
- Débito (DR): Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias) – Gastos de Electricidad
Libros contables por partida doble para el registro de la liquidación de los gastos de devengo de los servicios de electricidad:
- Crédito (CR): Estado de Situación Financiera (Balance General) – Efectivo
- Débito (DR): Estado de Situación Financiera (Balance General) – Cuentas por Pagar
A tener en cuenta para las liquidaciones (pagos) de los proveedores se requieren algunos procedimientos, ya que con frecuencia existen acuerdos entre la empresa y sus proveedores, que influyen en los términos y condiciones del crédito. Por ejemplo, es posible que algunos proveedores solo otorguen crédito por un mes, mientras que otros proveedores pueden ofrecer un período de gracia más largo antes de la fecha de vencimiento del pago. Al mismo tiempo, antes de liberar el pago, las facturas deben ser aprobadas y el pago autorizado por las personas responsables según la jerarquía de cada entidad.
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