¿Qué son las cuentas por cobrar en contabilidad? Cómo se clasifican, reconocen, miden y presentan las cuentas por cobrar en los estados financieros, y cuáles son los principales diarios contables para las ventas y los cobros de los deudores.

¿Qué son las cuentas por cobrar en contabilidad? Cómo se clasifican, reconocen, miden y presentan las cuentas por cobrar en los estados financieros, y cuáles son los principales diarios contables para las ventas y los cobros de los deudores.

¿Qué son las cuentas por cobrar en contabilidad?

Las cuentas por cobrar o cuentas por cobrar comerciales denominadas de manera similar representan el dinero que sus clientes o clientes deben a la empresa por los servicios o productos que han comprado a crédito.

Las cuentas por cobrar se presentan como un activo corriente en el Balance General y deben recibirse dentro de un año o un período contable. Por lo tanto, las cuentas por cobrar se consideran capital de trabajo.

En la mayoría de los casos, las cuentas por cobrar surgen debido a empresas que permiten las ventas a crédito como incentivo a los clientes o clientes para que prueben sus productos y servicios con el objetivo de conseguir clientes fieles o clientes a largo plazo. Al mismo tiempo, las ventas a crédito aumentarán los ingresos y mejorarán los ratios de la empresa en general.

Otra razón para que las empresas vendan a crédito podría deberse simplemente a aspectos técnicos del producto o servicios, ya que podrían no ser aptos para entregar los productos o servicios al mismo tiempo que la venta. Por lo tanto, los compradores pagan mucho una vez que los productos se reciben físicamente o en términos de servicios una vez que los servicios se utilizan de manera efectiva.

Las cuentas por cobrar tienen un gran impacto en el patrimonio de la empresa, ya que están relacionadas directamente con los ingresos y la liquidez de la empresa al mismo tiempo. Por lo tanto, los términos acordados y los períodos de cobro de las cuentas por cobrar serán un factor importante para la liquidez de la empresa y cualquier cambio se reflejará en el flujo de caja de donde los grupos de interés de la empresa pueden extraer, analizar y evaluar la salud de la empresa.

¿Qué es el índice de rotación de cuentas por cobrar?

Una herramienta común para analizar las cuentas por cobrar y la salud financiera de la empresa es el Índice de Rotación de Cuentas por Cobrar que medirá el número de veces durante un período determinado que una empresa cobra sus cuentas por cobrar promedio y se calcula de la siguiente manera:

Índice de rotación de cuentas por cobrar = Ventas netas a crédito ÷ Promedio de cuentas por cobrar

• Las ventas netas a crédito son las ventas en las que las cuentas por cobrar se cobran posteriormente y se calculan según la siguiente fórmula:

Ventas netas a crédito = Ventas a crédito – Devoluciones de ventas – Asignaciones de ventas.

• El promedio de cuentas por cobrar es la suma del saldo de cuentas por cobrar de apertura y cierre durante un período dividido por dos, y se calcula según la siguiente fórmula:

Promedio de cuentas por cobrar = (Saldo inicial + Saldo final) ÷ 2

El uso del índice de rotación de cuentas por cobrar es muy importante para establecer el rendimiento financiero de una empresa y es utilizado por muchas partes interesadas, es decir, la gerencia, los inversores o los prestamistas.

Al analizar el Ratio de Rotación de Cuentas por Cobrar y existe un ratio alto será un indicio de eficiencias en el proceso de cobro de la empresa que se traducen en una mejor liquidez y salud financiera de la empresa. Al mismo tiempo, puede producirse una alta rotación de cuentas por cobrar cuando las empresas conceden periodos de crédito más cortos a sus clientes y clientes, lo que se traduce en cobros más rápidos de las cuentas por cobrar dentro del periodo analizado.

Además, un alto índice de rotación de cuentas por cobrar muestra que la empresa tiene excelentes productos y servicios que tienen una gran demanda y se venden más rápido.

Cuando hay un bajo índice de rotación de cuentas por cobrar podría significar que la empresa incurra en algunas ineficiencias dentro del proceso de cobro de cuentas por cobrar que pueden ocurrir ya sea debido a los términos y condiciones de la empresa, productos o servicios difíciles de vender, o dificultades financieras de los clientes.

Además, un bajo índice de rotación de cuentas por cobrar muestra que la empresa tiene productos y servicios que no tienen una gran demanda y se venden lentamente.

Ya sea que exista un índice de rotación de cuentas por cobrar bajo o alto, las empresas deben analizar y evaluar el desempeño en comparación con la competencia. De esta manera, la empresa tendrá una imagen más realista sobre el desempeño de la empresa dentro de un mercado específico.

¿Qué es el informe de antigüedad de cuentas por cobrar?

Otra herramienta para analizar la salud financiera de las cuentas por cobrar de una empresa es el informe de antigüedad de cuentas por cobrar que desglosa las facturas pendientes de la empresa por su antigüedad, y las agrupa generalmente en paréntesis de 30 días, es decir, 0-30 días, 31-60 días, 61-90 días y más de 90 días.

A partir del informe de antigüedad de cuentas por cobrar, las partes interesadas de la entidad pueden extraer los datos y analizar si los períodos de cobro se mantienen bajo el control y el marco de tiempo acordado con el cliente y los clientes y qué tan eficiente es la empresa en el cobro de los saldos de cuentas por cobrar.

El informe de antigüedad de cuentas por cobrar dará un desglose de las cuentas por cobrar pendientes por cliente o cliente que puede mostrar qué cuentas por cobrar se cobraron antes o después en comparación con los términos y condiciones acordados con los clientes.

Al mismo tiempo, el informe de antigüedad de cuentas por cobrar es una herramienta útil para que la empresa realice un seguimiento y analice las cuentas por cobrar pendientes y vea dónde se requieren mejores políticas de cobro de cuentas por cobrar con el objetivo de mantener un flujo de caja y una liquidez saludables para la empresa.

¿Qué es la fórmula de ventas en días pendientes (DSO) de cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar están directamente relacionadas con los ingresos y son un indicador importante sobre el rendimiento y la salud financiera de la empresa.

La principal fórmula que puede utilizar una empresa para analizar el tiempo que tardan los clientes en liquidar los saldos que deben a la empresa es la fórmula de Días de Venta Pendiente como se puede ver a continuación:

Días de ventas pendientes (DSO) = (promedio de cuentas por cobrar ÷ ingresos) × 365 días

Las liquidaciones anticipadas de cuentas por cobrar podrían significar que las políticas de cobro de la empresa son sólidas, o que los clientes y proveedores son confiables, tienen una buena relación con la empresa, los productos y servicios tienen una gran demanda y los clientes pagan lo que deben a tiempo o antes.

Por otro lado, mientras que las cuentas por cobrar están pendientes y superan el plazo acordado significa que las políticas de cobro son deficientes, o que los clientes y proveedores pueden tener dificultades financieras, los productos y servicios se venden lentamente, por lo tanto, los clientes y clientes pagan lo que deben a este último lo requerido según los términos y condiciones acordados.

¿Cuáles son las principales responsabilidades del departamento de cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar pueden referirse tanto al departamento dentro de una empresa responsable de la gestión de las ventas, el registro de las facturas y la presentación de los pagos recibidos de los clientes y otras funciones en relación con la gestión de las ventas y las cuentas por cobrar como lo requiera la empresa.

El procesamiento de cuentas por cobrar se puede realizar de forma manual o automatizada con el uso de software de cuentas por cobrar, y las principales funciones de las cuentas por cobrar se describen a continuación:

• Creación de los términos y condiciones para las ventas a crédito.
• Gestión de ventas y facturación.
• Evaluar la elegibilidad crediticia de los clientes.
• Realización de conciliación de ventas y recibos.
• Manejo de Facturas impagadas.
• Gestión de las relaciones con los clientes.
• Elaboración de informes y análisis de ratios.

Creación de los términos y condiciones para las ventas a crédito.

El departamento de cuentas por cobrar, en conjunción con la alta dirección y los objetivos de la empresa, podría contribuir a la creación de los términos y condiciones para las ventas a crédito a clientes y proveedores.

Los términos y condiciones de las ventas en los contratos de crédito (contratos) incluirán cualquier condición especial acordada por escrito entre el vendedor y el comprador. Las principales áreas cubiertas por las ventas en los contratos de crédito serán los requisitos de elegibilidad de los clientes, la base de las ventas, el precio de los productos o servicios, los términos de descuentos permitidos para las liquidaciones, los términos formales generales y cualquier otro término y condición que la empresa encuentre útil para mantener una buena relación con los clientes. Aumente los tiempos de ventas y cobro al mismo tiempo mientras mantiene un flujo de caja saludable.

Gestión de ventas y facturación.

El departamento de cuentas por cobrar estará en estrecha relación con el equipo de ventas y lo mantendrá informado sobre las ventas y los clientes. El departamento de cuentas por cobrar puede proporcionar informes significativos sobre los montos de ventas por cliente o análisis de cobro de deudas que serán peajes para el equipo de ventas en relación con los clientes.

Por otro lado, el equipo de ventas proporciona las facturas para su procesamiento y otra información requerida para el departamento de cuentas por cobrar en relación con los clientes o clientes.

Parte de la información necesaria para mantener los libros de cuentas por cobrar y los sistemas de ventas precisos y actualizados para un buen seguimiento de las facturas y los ratios de cobro son la fecha de la factura, el número de factura, los datos del comprador, los datos de contacto, los términos acordados, los precios, los descuentos permitidos.

Evaluar la elegibilidad crediticia de los clientes.

Si bien hay muchos compradores potenciales que están dispuestos a comprar en términos de crédito, la empresa debe ser consciente de que algunos de los compradores potenciales pueden tener un alto riesgo en términos de la capacidad de liquidar las deudas de manera oportuna. Al mismo tiempo, es posible que la empresa no quiera vender a crédito para clientes nuevos y desconocidos antes de que se haya creado una buena relación basada en el tiempo.

Por otro lado, los términos y condiciones para las ventas a crédito deben tener en cuenta los recursos de la empresa disponibles para mantener la liquidez y un flujo de caja saludable.

Por lo tanto, teniendo en cuenta un conjunto de requisitos en relación con los recursos de la empresa y la aversión al riesgo, el departamento de cuentas por cobrar podría publicar un conjunto de reglas asignadas a los términos y condiciones para las ventas a crédito en relación con el requisito de los criterios de elegibilidad crediticia de los clientes.

Las empresas pueden utilizar muchas formas de evaluar la elegibilidad crediticia de los clientes, y algunas de las más utilizadas son la realización de una verificación de crédito, el seguimiento de la información pasada de los clientes establecidos, la solicitud de un informe actualizado de la situación financiera o la comprobación de las referencias de los clientes.

La evaluación de la elegibilidad crediticia de los clientes puede ser realizada por el departamento de cuentas por cobrar para clientes nuevos o establecidos y revisada periódicamente para asegurarse de que los clientes aún cumplan con los términos y condiciones y, al mismo tiempo, se apliquen a los requisitos de desempeño de la empresa.

Realización de conciliación de ventas y recibos.

Una de las principales responsabilidades del departamento de cuentas por cobrar es realizar la conciliación de ventas y recibos para garantizar que los libros de cuentas por cobrar sean precisos y estén actualizados.

Algunas de las funciones clave que realiza el departamento de cuentas por cobrar son hacer coincidir los pagos recibidos con las facturas abiertas y conciliar el libro mayor de ventas con los recibos actualizados.

Al hacer coincidir las facturas abiertas con los pagos, el departamento de cuentas por cobrar debe realizar la asignación de los pagos recibidos a la factura correspondiente en función de la información almacenada en el libro mayor del cliente, es decir, el cliente, la fecha de vencimiento, el importe recibido por el importe según las facturas, la factura y las referencias de pago.

De forma periódica, ya sea diaria, semanal, mensual o anual, según los requisitos establecidos por la empresa, el departamento de cuentas por cobrar debe realizar conciliaciones de ventas a recibos, para evaluar la exactitud de los datos del libro mayor de cuentas por cobrar y, al mismo tiempo, analizar las facturas vencidas y si los clientes respetan los términos y condiciones de las ventas a crédito.

Manejo de facturas impagadas.

Tras las conciliaciones y el seguimiento estricto de las cuentas por cobrar, la empresa puede evaluar qué cuentas están atrasadas en la liquidación y qué acciones deben realizarse para una liquidación más temprana. El departamento de cuentas por cobrar puede ocuparse de este asunto mediante la emisión de recordatorios y cartas de notificación a los deudores, la transmisión de las deudas a organismos especializados en el cobro de deudas, el inicio y el seguimiento de procedimientos legales para recuperar las cantidades adeudadas o, en última instancia, para cancelar las cuentas no recuperables.

Al mismo tiempo, el departamento de cuentas por cobrar tiene todos los datos basados en el historial de deudores anteriores que se pueden utilizar para evaluar el potencial de monto incobrable en el futuro y puede estimar los devengos de las deudas incobrables al final del período financiero.

Gestión de las relaciones con los clientes.

El departamento de cuentas por cobrar y el equipo de ventas son el contacto principal con los clientes de la empresa. Incluso el personal del departamento de cuentas por cobrar puede no estar enfrentando directamente a los clientes o clientes como vendedor, aún así hay una gran responsabilidad en manos del departamento de cuentas por cobrar, ya que la mayor parte del tiempo trabaja indistintamente con el equipo de ventas.

Por lo tanto, el departamento de cuentas por cobrar siempre adoptará un enfoque de relación constructivo al enviar recordatorios y notificaciones de pagos atrasados o renegociar los términos y condiciones para clientes o clientes difíciles.  Al mismo tiempo, deben mantener informado al equipo de ventas sobre las cuentas de los deudores morosos o los cambios en los términos y condiciones.

Elaboración de informes y análisis de ratios.

Las cuentas por cobrar registran y guardan todos los datos en relación con los deudores de la empresa que se pueden extraer para análisis y evaluaciones de la salud financiera de la empresa, e informar a las diferentes partes interesadas.

Estos datos se pueden convertir en informes significativos como informes de antigüedad, índice de rotación de cuentas por cobrar y días de venta pendientes (DSO). Se trata de informes importantes y útiles para las personas encargadas de la toma de decisiones de la empresa y una verdadera ayuda en la planificación y toma de decisiones para alcanzar los objetivos de la empresa. Además de las personas que toman las decisiones de la empresa, los informes de cuentas por cobrar suelen ser requisitos de otras partes interesadas, como los departamentos estatales, los prestamistas, etc.

El departamento de cuentas por cobrar siempre debe mantener datos precisos y actualizados que puedan estar fácilmente disponibles una vez solicitados.

¿Cuáles son los principales tipos de cuentas por cobrar?

En la mayoría de los casos, las cuentas por cobrar se presentan en las cuentas y estados financieros en cuentas por cobrar comerciales, notas por cobrar y otras cuentas por cobrar.

Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son las cuentas por cobrar más populares que surgen de las ventas en términos y condiciones de crédito a los clientes. Por lo general, los plazos de liquidación de las cuentas por cobrar son cortos, con un rango de entre uno y tres meses.

Notas por cobrar

Las notas por cobrar vienen en forma física de una carta de préstamo formal. Estas cuentas por cobrar generalmente se extienden por un período más largo que podría oscilar entre 3 y 12 meses. Las cartas de pago de pagarés tienen algunos intereses por cobrar adjuntos que pueden incurrir en un período de interés libre otorgado según los términos y condiciones acordados entre la empresa con los clientes o clientes.

Otras cuentas por cobrar

Como el título lo describe, estas pueden ser cualquier otra cuenta por cobrar que se espera de la empresa y no se puede clasificar en las Cuentas por Cobrar o Notas por Cobrar dentro de las cuentas y estados financieros.

¿Cómo aplicar la NIIF 9 – Instrumentos financieros al deterioro del valor de las cuentas por cobrar?

La NIIF 9 introduce un nuevo modelo de deterioro basado en las pérdidas crediticias esperadas para instrumentos de deuda como títulos de deuda, préstamos y cuentas por cobrar comerciales. Sin embargo, para las cuentas por cobrar comerciales se utiliza un enfoque simplificado como se resume a continuación.

Como se mencionó anteriormente, la NIIF 9 – Instrumentos financieros para cuentas por cobrar comerciales utiliza un enfoque simplificado, con el enfoque principal para la provisión para pérdidas crediticias que no se tiene en cuenta en el reconocimiento inicial. Por lo tanto, las provisiones para pérdidas se calcularán como el valor presente de las reducciones esperadas de los flujos de efectivo durante la vida restante de los saldos de las cuentas por cobrar.

En otras palabras, este enfoque utiliza un método de modelo matricial compuesto por tasas de incumplimiento observadas históricamente ajustadas para estimaciones futuras.

¿Cómo aplicar la Norma Internacional de Contabilidad (NIC 17) para el crédito por arrendamiento?

De acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad NIC 17 – Arrendamientos, la clasificación de los arrendamientos requiere ser arrendamientos financieros que transfieren sustancialmente todos los riesgos y beneficios de la propiedad, por lo tanto, dando lugar a un reconocimiento de cuentas por cobrar por parte del arrendador, o arrendamientos operativos con el arrendamiento reconocido como un activo por el arrendador.

Por lo tanto, al comienzo del plazo del arrendamiento, el arrendador debe registrar un arrendamiento financiero en el Estado de Situación Financiera (Balance General) como una cuenta por cobrar.

¿Cómo contabilizar y cuáles son los principales asientos de diario para las cuentas por cobrar?

Al igual que con cualquier otra transacción, los sistemas contables deben utilizar la contabilidad de doble comparecencia, en la que se registran dos asientos diarios por cada transacción en relación con las cuentas por cobrar. A continuación se enumeran algunos ejemplos de los principales asientos de diario que una empresa utiliza para registrar dentro de los libros de cuentas por cobrar:

Libros contables por partida doble para registrar la venta de bienes a crédito.

• Débito (DR: Estado de Situación Financiera (Balance General) – Cuentas por cobrar
• Crédito (CR): Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias) – Ingresos por Ventas

Libros contables por partida doble para registrar los recibos de la venta de bienes a crédito.

• Crédito (CR): Estado de Situación Financiera (Balance General) – Cuentas por Cobrar
• Débito (DR): Estado de Situación Financiera (Balance General) – Efectivo

A veces, las empresas buscan aumentar los ingresos o el tiempo de cobro y pueden ofrecer incentivos a los compradores en términos de descuentos permitidos. Hay dos tipos de descuentos (descuentos comerciales y descuentos por pronto pago) que una empresa puede ofrecer a los compradores, como se describe a continuación:

Descuentos comerciales

Los descuentos comerciales generalmente se otorgan para aumentar las ventas y mejorar la relación con los compradores. Los descuentos comerciales se reflejan como una reducción en el precio de lista para los descuentos permitidos por la empresa al comprador, generalmente para compras al por mayor. Dentro de los libros de cuentas por cobrar, las ventas se muestran como netas de descuentos comerciales.

Descuentos por pronto pago

El descuento por pronto pago generalmente se otorga como un incentivo para que el deudor liquide las facturas pendientes a tiempo o antes. Cuando se otorgan descuentos por pronto pago, las ventas se facturan por el monto total y las cuentas por cobrar se reducen por el monto del descuento acordado.

Diarios contables por partida doble para registrar las ventas de bienes a crédito cuando se permitía un descuento comercial.

• Débito (DR: Estado de Situación Financiera (Balance General) – Cuentas por cobrar (Importe total)
• Crédito (CR): Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias) – Ingresos por Ventas (Importe total)

Libros contables por partida doble para registrar los recibos de la venta de bienes a crédito cuando se permitía un descuento por pronto pago.

• Crédito (CR): Estado de Situación Financiera (Balance General) – Cuentas por Cobrar (Importe Total)
• Débito (DR): Estado de Situación Financiera (Balance General) – Efectivo
• Débito (DR): Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias) – Descuento Permitido

Conclusión

La gestión de las cuentas por cobrar es importante para que las entidades realicen un seguimiento de los deudores, gestionen el flujo de caja, mantengan registros precisos con datos relevantes que puedan extraerse fácilmente en informes significativos para los responsables de la toma de decisiones de la empresa o el uso de terceros interesados.

Al mantener registros precisos, la empresa puede estar segura de que la declaración refleja una imagen real sobre la empresa. Al mismo tiempo, mediante el seguimiento de las cuentas por cobrar, la empresa puede evaluar las cuentas pagadas a tiempo o las cuentas vencidas y tomar mejores decisiones en relación con la gestión del flujo de caja.

Además, tener acceso a todos los datos de los clientes o clientes de las cuentas por cobrar es una herramienta importante para realizar un seguimiento de los comportamientos de los deudores, ya que se basa en información pasada para mejorar el plazo y las condiciones de las ventas a crédito y mejorar la posición financiera general de la empresa.

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