Qu’est-ce que les comptes clients en comptabilité ? Comment les comptes clients sont-ils classés, comptabilisés, évalués et présentés dans les états financiers, et quels sont les principaux journaux comptables pour les ventes et les recettes des débiteurs.
Qu’est-ce que les comptes clients en comptabilité ?
Les comptes clients représentent l’argent que vos clients doivent à l’entreprise pour les services ou les produits qu’ils ont achetés à crédit.
Les comptes débiteurs sont présentés comme un actif circulant au bilan et doivent être reçus dans un délai d’un an ou d’un exercice comptable. Par conséquent, les comptes débiteurs sont considérés comme un fonds de roulement.
Dans la plupart des cas, les comptes clients sont dus à des entreprises qui autorisent les ventes à crédit pour inciter les clients à essayer leurs produits et à les entretenir dans le but d’obtenir des clients fidèles ou des clients à long terme. Dans le même temps, les ventes à crédit augmenteront les revenus et amélioreront les ratios globaux de l’entreprise.
Une autre raison pour laquelle les entreprises vendent à crédit peut être simplement due à des aspects techniques du produit ou des services qui pourraient être inaptes à fournir les produits ou services en même temps que la vente. Par conséquent, les acheteurs paient beaucoup une fois les produits physiquement reçus ou en termes de services une fois que les services sont utilisés efficacement.
Les comptes clients ont un impact important sur la richesse de l’entreprise car ils sont directement liés aux revenus et aux liquidités de l’entreprise en même temps. Par conséquent, les conditions convenues et les périodes de recouvrement des créances seront un facteur important pour la liquidité de l’entreprise et tout changement sera reflété dans les flux de trésorerie à partir desquels les parties prenantes de l’entreprise pourront extraire, analyser et évaluer la santé de l’entreprise.
Qu’est-ce que le ratio de rotation des comptes clients ?
Un outil courant pour analyser les comptes clients et la santé financière de l’entreprise est le ratio de rotation des comptes clients qui mesurera le nombre de fois sur une période donnée qu’une entreprise perçoit ses comptes clients moyens et est calculé comme suit :
Ratio de rotation des comptes clients = Ventes nettes à crédit ÷ Comptes débiteurs moyens
- Les ventes nettes à crédit sont les ventes pour lesquelles les créances sont recouvrées ultérieurement et sont calculées selon la formule ci-dessous :
Ventes nettes à crédit = Ventes à crédit – Retours sur ventes – Remises sur ventes.
- La moyenne des comptes débiteurs est la somme du solde d’ouverture et de clôture des comptes débiteurs sur une période divisée par deux, et est calculée selon la formule ci-dessous :
Comptes clients moyens = (Solde d’ouverture + Solde de clôture) ÷ 2
L’utilisation du ratio de rotation des comptes clients est très importante pour établir les performances financières d’une entreprise et est utilisée par de nombreuses parties prenantes, c’est-à-dire la direction, les investisseurs ou les prêteurs.
Lors de l’analyse du ratio de rotation des comptes clients et qu’il existe un ratio élevé, il y aura une indication de l’efficacité du processus de recouvrement de l’entreprise qui se traduit par une meilleure liquidité et une meilleure santé financière de l’entreprise. Dans le même temps, un taux de rotation élevé des créances peut se produire lorsque les entreprises accordent des périodes de crédit plus courtes à leurs clients, ce qui se traduit par un recouvrement plus rapide des créances au cours de la période analysée.
De plus, un ratio de rotation des comptes clients élevé montre que l’entreprise dispose d’excellents produits et services qui sont très demandés et se vendent plus rapidement.
Lorsqu’il y a un faible ratio de rotation des comptes clients, cela peut signifier que l’entreprise subit des inefficacités dans le processus de recouvrement des créances qui peuvent survenir en raison des conditions générales de l’entreprise, de produits ou de services difficiles à vendre ou des difficultés financières des clients.
De plus, un faible ratio de rotation des comptes clients montre que l’entreprise a des produits et services qui ne sont pas très demandés et se vendent lentement.
Que ce soit un ratio de rotation des comptes clients faible ou élevé, les entreprises doivent analyser et évaluer les performances par rapport à la concurrence. De cette façon, l’entreprise aura une image plus réaliste de ses performances sur un marché spécifique.
Qu’est-ce que le rapport chronologique des comptes clients clients ?
Un autre outil pour analyser la santé financière des comptes clients d’une entreprise est le rapport chronologique des comptes clients qui décompose les factures impayées de l’entreprise en fonction de leur âge et les regroupe généralement par tranches de 30 jours, c’est-à-dire 0-30 jours, 31-60 jours, 61-90 jours et plus de 90 jours.
À partir du rapport chronologique des comptes clients, les parties prenantes de l’entité peuvent extraire les données et analyser si les périodes de recouvrement sont maintenues sous le contrôle et le délai convenus avec le client et les clients, et l’efficacité avec laquelle l’entreprise recouvre les soldes des créances.
Le rapport chronologique des comptes clients donnera une ventilation des créances impayées par client ou client, ce qui peut indiquer les créances recouvrées plus tôt ou plus tard par rapport aux conditions convenues avec les clients.
Dans le même temps, le rapport chronologique des comptes clients est un outil utile pour l’entreprise pour suivre et analyser les comptes clients en souffrance et voir où de meilleures politiques de recouvrement des créances sont nécessaires dans le but de maintenir un flux de trésorerie et des liquidités sains pour l’entreprise.
Qu’est-ce que la formule des jours de vente en cours (DSO) des comptes clients ?
Les comptes clients sont directement liés au chiffre d’affaires et constituent un indicateur important sur la performance et la santé financière de l’entreprise.
La formule principale qu’une entreprise peut utiliser pour analyser le temps qu’il faut aux clients pour régler les soldes qu’ils doivent à l’entreprise est la formule des jours de vente en suspens, comme vous pouvez le voir ci-dessous :
Jours d’encours des ventes (DSO) = (Average Accounts Receivable ÷ Revenue) × 365 jours
Des règlements plus précoces des comptes clients peuvent signifier que les politiques de recouvrement de l’entreprise sont solides, ou que les clients et les fournisseurs sont fiables, ont une bonne relation avec l’entreprise, que les produits et services sont très demandés et que les clients paient ce qu’ils doivent à temps ou plus tôt.
D’un autre côté, alors que les comptes débiteurs sont impayés et dépassent le terme convenu, les politiques de recouvrement sont médiocres, ou les clients et les fournisseurs peuvent avoir des difficultés financières, les produits et services se vendent lentement, donc les clients et les clients paient ce qu’ils doivent à ce dernier ce qui est requis selon les termes et conditions convenus.
Quelles sont les principales responsabilités du service des comptes clients ?
Les comptes clients peuvent se référer aussi bien au département d’une entreprise responsable de la gestion des ventes, de l’enregistrement des factures et de l’enregistrement des paiements reçus des clients et d’autres fonctions liées à la gestion des ventes et des créances que l’entreprise exigerait.
Le traitement des comptes clients peut être effectué manuellement ou automatisé à l’aide d’un logiciel de comptes clients, et les principales fonctions des comptes clients sont décrites ci-dessous :
- Création des conditions générales de vente à crédit.
- Gestion des ventes et de la facturation.
- Évaluer l’éligibilité au crédit des clients.
- Effectuer le rapprochement des ventes et des reçus.
- Traitement des factures impayées.
- Gestion de la relation clients.
- Reporting et analyse des ratios.
Création des conditions générales de vente à crédit.
Le service des comptes clients, en collaboration avec la direction supérieure et les objectifs de l’entreprise, pourrait contribuer à la création des termes et conditions des ventes à crédit aux clients et aux fournisseurs.
Les conditions de vente sur contrat de crédit (contrats) comprendront toutes les conditions particulières convenues par écrit entre le vendeur et l’acheteur. Les principaux domaines couverts par les contrats de vente à crédit (contrats) seront les conditions d’éligibilité des clients, la base des ventes, le prix des produits ou services, les remises accordées, les conditions de règlement, les conditions formelles générales et toutes autres conditions que l’entreprise jugera utiles pour maintenir de bonnes relations avec les clients, Augmentez les délais de vente et de collecte en même temps tout en conservant un flux de trésorerie sain.
Gestion des ventes et de la facturation.
Le service des comptes clients sera en relation étroite avec l’équipe de vente et la tiendra informée des ventes et des clients. Le service des comptes clients peut fournir des rapports significatifs sur les montants des ventes par client/client ou des analyses de recouvrement de créances qui seront des péages pour l’équipe de vente dans la relation avec les clients.
D’autre part, l’équipe de vente fournit les factures à traiter et d’autres informations requises pour le service des comptes clients en relation avec les clients.
Certaines des informations nécessaires pour maintenir les livres clients et les systèmes de vente exacts et à jour pour un bon suivi des factures et des ratios de recouvrement sont la date de facture, le numéro de facture, les détails de l’acheteur, les coordonnées, les conditions convenues, les prix, les remises autorisées.
Évaluer l’éligibilité au crédit des clients.
Bien qu’il existe de nombreux acheteurs potentiels qui sont prêts à acheter à crédit, l’entreprise doit être consciente que certains des acheteurs potentiels peuvent présenter un risque élevé en termes de capacité à régler les dettes en temps opportun. Dans le même temps, l’entreprise peut ne pas vouloir vendre à crédit pour des clients nouveaux et inconnus avant qu’une bonne relation basée sur le temps n’ait été créée.
D’autre part, les conditions de vente à crédit doivent tenir compte des ressources disponibles pour maintenir les liquidités et un flux de trésorerie sain.
Par conséquent, en tenant compte d’un ensemble d’exigences relatives aux ressources de l’entreprise et à l’aversion au risque, le service des comptes clients pourrait publier un ensemble de règles attribuées aux conditions générales des ventes à crédit en relation avec les critères d’éligibilité au crédit des clients.
Les entreprises peuvent utiliser de nombreuses façons d’évaluer l’éligibilité au crédit des clients, et certaines des plus utilisées sont d’effectuer une vérification de crédit, de surveiller les informations passées pour les clients établis, de demander un rapport de situation financière à jour ou de vérifier les références des clients.
L’évaluation de l’éligibilité au crédit des clients peut être effectuée par le service des comptes clients pour les clients nouveaux ou établis et révisée périodiquement pour s’assurer que les termes et conditions sont toujours respectés par les clients et en même temps s’appliquent toujours aux exigences de performance de l’entreprise.
Effectuer le rapprochement des ventes et des reçus.
L’une des principales responsabilités du service des comptes clients est d’effectuer le rapprochement des ventes et des reçus pour s’assurer que les livres clients sont exacts et à jour.
Certaines des fonctions clés qui sont effectuées par le service des comptes clients sont le rapprochement des paiements reçus avec les factures ouvertes et le rapprochement du grand livre des ventes avec les reçus à jour.
Lors du rapprochement des factures ouvertes avec les paiements, le service des comptes clients doit effectuer l’affectation des paiements reçus à la facture correspondante en fonction des informations stockées dans le grand livre du client, c’est-à-dire le client, la date d’échéance, le montant reçu par rapport au montant selon les factures, les références de facture et de paiement.
Sur une base périodique, quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, selon les exigences fixées par l’entreprise, le service des comptes clients doit effectuer des rapprochements des ventes aux recettes, évaluer l’exactitude des données du grand livre de la créance, et en même temps analyser les factures dues et si les termes et conditions des ventes à crédit sont respectés par les clients.
Traitement des factures impayées.
Suite aux rapprochements et au suivi strict des comptes clients, l’entreprise peut évaluer quels comptes sont en retard à régler et les actions à effectuer pour un règlement rapide. Le service des comptes clients peut traiter une telle question en envoyant des rappels et des lettres de notification aux débiteurs, en transmettant les dettes à des agences spécialisées dans le recouvrement de créances, en engageant et en suivant des procédures judiciaires pour recouvrer les montants dus, ou finalement pour radier les comptes irrécouvrables.
Dans le même temps, le service des comptes clients dispose de toutes les données basées sur l’historique des débiteurs précédents qui peuvent être utilisées pour évaluer le potentiel de montant non découvrable à l’avenir et peut estimer les charges à payer pour les créances irrécouvrables à la fin de l’exercice financier.
Gestion de la relation clients.
Le service des comptes clients et l’équipe commerciale sont les principaux contacts avec les clients de l’entreprise. Même le personnel du service des comptes clients peut ne pas faire face directement aux clients en tant que vendeur, il y a toujours une grande responsabilité entre les mains du service des comptes clients car la plupart du temps, il travaille de manière interchangeable avec l’équipe de vente.
Par conséquent, le service des comptes clients doit toujours adopter une approche relationnelle constructive lors de l’envoi de rappels et de notifications pour les retards de paiement ou de la renégociation des termes et conditions pour les clients difficiles. En même temps, ils doivent tenir l’équipe de vente informée des comptes du débiteur en retard ou des modifications des conditions générales.
Reporting et analyse des ratios.
Les comptes clients enregistrent et conservent toutes les données relatives aux débiteurs de l’entreprise qui peuvent être extraites pour l’analyse et l’évaluation de la santé financière de l’entreprise, et les rapports aux différentes parties prenantes.
Ces données peuvent être converties en rapports significatifs sous forme de rapports chronologiques, de ratio de rotation des créances et de jours de vente en cours (DSO). Ce sont des rapports importants et utiles pour les décideurs de l’entreprise et une véritable aide à la planification et à la prise de décision pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Outre les personnes chargées de la décision de l’entreprise, les rapports sur les comptes clients sont souvent exigés par d’autres parties prenantes telles que les départements d’État, les prêteurs, etc.
Le service des comptes clients doit toujours conserver des données précises et à jour qui peuvent être facilement disponibles une fois demandées.
Quels sont les principaux types de créances ?
Les comptes débiteurs sont dans la plupart des cas présentés dans les comptes et les états financiers dans les comptes clients, les effets à recevoir et les autres comptes débiteurs.
Comptes clients
Les comptes clients sont les comptes clients les plus populaires qui découlent des ventes à crédit aux clients. Habituellement, les délais de règlement des comptes clients sont courts, allant d’un à trois mois.
Effets à recevoir
Les billets à recevoir se présentent sous la forme physique d’une lettre de prêt officielle. Ces comptes clients s’étendent généralement sur une période plus longue, pouvant aller de 3 à 12 mois. Les lettres d’effets à recevoir sont assorties d’intérêts à recevoir qui peuvent s’encourir sur une période d’intérêt libre accordée conformément aux termes et conditions convenus entre la société et les clients.
Autres créances
Comme le titre l’indique, il peut s’agir de toute autre créance attendue par l’entreprise et ne peut pas être classée dans les comptes débiteurs ou les effets débiteurs dans les comptes et les états financiers.
Comment appliquer IFRS 9 – Instruments financiers à la dépréciation des créances ?
IFRS 9 introduit un nouveau modèle de dépréciation fondé sur les pertes de crédit attendues pour les instruments de créance tels que les titres de créance, les prêts et les créances clients. Toutefois, pour les créances clients, une approche simplifiée est utilisée, comme le résume ci-dessous.
Comme mentionné ci-dessus, la norme IFRS 9 – Instruments financiers pour créances clients utilise une approche simplifiée, l’approche principale pour la provision pour pertes de crédit n’étant pas prise en compte lors de la comptabilisation initiale. Par conséquent, les provisions pour pertes seront calculées comme la valeur actualisée des réductions de flux de trésorerie prévues sur la durée de vie restante des soldes des débiteurs.
En d’autres termes, cette approche utilise une méthode de modèle matriciel composée des taux de défaut historiquement observés ajustés pour les estimations futures.
Comment appliquer la norme comptable internationale (IAS 17) pour la créance locative ?
Conformément à la norme comptable internationale IAS 17 – Contrats de location, le classement des contrats de location est soit des contrats de location-financement qui transfèrent la quasi-totalité des risques et avantages liés à la propriété, donnant ainsi lieu à une comptabilisation des créances par le bailleur, soit des contrats de location-exploitation dont le contrat de location est comptabilisé comme un actif par le bailleur.
Par conséquent, au début de la durée du contrat de location, le bailleur doit inscrire un contrat de location-financement dans l’état de la situation financière (bilan) à titre de créance.
Comment rendre compte et quelles sont les principales écritures de journal pour les comptes clients ?
Comme pour toute autre transaction, les systèmes comptables doivent utiliser la comptabilité à double entrée, ces enregistrements enregistrent deux écritures de journal pour chaque transaction en relation avec les comptes débiteurs. Voici quelques exemples des principales écritures de journal qu’une société utilise pour enregistrer dans les livres clients :
Journaux comptables en partie double pour enregistrer la vente de marchandises à crédit.
- Débit (DR : État de la situation financière (bilan) – Débiteurs
- Crédit (CR) : Compte de résultat (Résultat net) – Chiffre d’affaires
Journaux comptables en partie double pour enregistrer les recettes de la vente de marchandises à crédit.
- Crédit (CR) : État de la situation financière (bilan) – Débiteurs
- Débit (DR) : État de la situation financière (bilan) – Trésorerie
Parfois, les entreprises cherchent à augmenter les revenus ou le temps de collecte et peuvent offrir des incitations aux acheteurs en termes de remises autorisées. Il existe deux types de remises (remises commerciales et remises au comptant) qu’une entreprise peut accorder aux acheteurs, comme décrit ci-dessous :
Rabais commerciaux
Les remises commerciales sont généralement accordées pour augmenter les ventes et améliorer la relation avec les acheteurs. Les remises commerciales sont reflétées sous forme de réduction du prix catalogue pour les remises accordées par l’entreprise à l’acheteur, généralement pour les achats en gros. Dans les livres clients, les ventes apparaissent nettes des escomptes.
Escomptes de règlement
L’escompte de règlement est généralement accordé pour inciter le débiteur à régler les factures impayées à temps ou plus tôt. En cas d’escompte de règlement, les ventes sont facturées au montant total et les créances sont réduites du montant de l’escompte convenu.
Journaux comptables en partie double pour enregistrer les ventes de marchandises à crédit lorsqu’un escompte commercial était autorisé.
- Débit (DR : État de la situation financière (bilan) – Débiteurs (montant total)
- Crédit (CR) : Compte de résultat (Résultat net) – Chiffre d’affaires (montant total)
Journaux comptables en partie double pour enregistrer les recettes de la vente de marchandises à crédit lorsqu’un escompte de règlement était autorisé.
- Crédit (CR) : État de la situation financière (bilan) – Débiteurs (montant total)
- Débit (DR) : État de la situation financière (bilan) – Trésorerie
- Débit (DR) : Compte de résultat (Profits et pertes) – Escompte autorisé
Conclusion
La gestion des comptes clients est importante pour que les entités puissent suivre les débiteurs, gérer les flux de trésorerie, tenir des registres précis avec des données pertinentes qui peuvent être facilement extraites dans des rapports significatifs pour les décideurs de l’entreprise ou l’utilisation de parties prenantes tierces.
En tenant des registres précis, l’entreprise peut être assurée que la déclaration reflète une image réelle de l’entreprise. En même temps, mon suivi du poste client permet à l’entreprise d’évaluer les comptes payés à temps ou les comptes en souffrance et de prendre de meilleures décisions en matière de gestion de la trésorerie.
De plus, avoir accès à tous les clients ou aux données des clients est un outil important pour suivre les comportements des débiteurs, sur la base d’informations passées pour améliorer les termes et conditions des ventes à crédit tout en améliorant la situation financière globale de l’entreprise.
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