Wat is debiteuren in de boekhouding? Hoe worden debiteuren geclassificeerd, opgenomen, gemeten en gepresenteerd in de jaarrekening, en wat zijn de belangrijkste boekhoudjournalen voor verkopen en ontvangsten van debiteuren?
Wat is debiteuren in de boekhouding?
Debiteurenvorderingen of handelsvorderingen met een vergelijkbare naam vertegenwoordigen het geld dat uw klanten of cliënten aan het bedrijf verschuldigd zijn voor de diensten of producten die ze op krediet hebben gekocht.
De Debiteuren worden gepresenteerd als een vlottende actief op de balans en moeten binnen één jaar of één boekhoudperiode worden ontvangen. Daarom wordt de debiteuren beschouwd als werkkapitaal.
In de meeste gevallen ontstaat debiteurenadministratie als gevolg van bedrijven die verkoop op krediet toestaan als stimulans voor klanten of klanten om producten en diensten uit te proberen met als doel loyale klanten of klanten op lange termijn te krijgen. Tegelijkertijd zal de verkoop op krediet de omzet verhogen en de bedrijfsratio’s in het algemeen verbeteren.
Een andere reden voor bedrijven om op krediet te verkopen, kan alleen te wijten zijn aan technische aspecten van het product of de dienst, omdat ze mogelijk niet geschikt zijn om de producten of diensten tegelijkertijd met de verkoop te leveren. Daarom betalen de kopers veel zodra de producten fysiek zijn ontvangen of in termen van diensten zodra de diensten effectief worden gebruikt.
Debiteuren hebben een grote impact op het vermogen van het bedrijf, omdat ze tegelijkertijd rechtstreeks verband houden met de inkomsten en liquiditeit van het bedrijf. Daarom zullen de overeengekomen voorwaarden en de incassotermijnen een belangrijke factor zijn voor de liquiditeit van het bedrijf en zullen eventuele wijzigingen worden weerspiegeld in de cashflow waaruit de belanghebbenden van het bedrijf de gezondheid van het bedrijf kunnen halen, analyseren en beoordelen.
Wat is de omloopsnelheid van debiteuren?
Een veelgebruikt hulpmiddel om de debiteuren en de financiële gezondheid van het bedrijf te analyseren, is de Accounts Receivable Turnover Ratio die het aantal keren meet dat een bedrijf over een bepaalde periode zijn gemiddelde debiteuren int en wordt als volgt berekend:
Omzetratio debiteuren = Netto kredietomzet ÷ Gemiddelde debiteurenomzet
- De nettokredietomzet is de omzet waarbij de vorderingen later worden geïnd en worden berekend volgens de onderstaande formule:
Netto kredietomzet = Verkoop op krediet – Verkoopopbrengsten – Verkoopvergoedingen.
- De gemiddelde debiteurenbalans is de som van het debiteurensaldo bij opening en sluiting over een periode gedeeld door twee en wordt berekend volgens de onderstaande formule:
Gemiddelde debiteuren = (Beginsaldo + Eindsaldo) ÷ 2
Het gebruik van de Accounts Receivable Turnover Ratio is erg belangrijk om de financiële prestaties van een bedrijf vast te stellen en wordt door veel belanghebbenden gebruikt, d.w.z. management, investeerders of kredietverstrekkers.
Bij het analyseren van de Accounts Receivable Turnover Ratio en er is een hoge ratio zal een indicatie zijn van efficiëntieverbeteringen in het incassoproces van het bedrijf die resulteren in een betere liquiditeit en financiële gezondheid van het bedrijf. Tegelijkertijd kan er sprake zijn van een hoge debiteurenomzet wanneer de bedrijven kortere krediettermijnen aan hun klanten en klanten geven, wat resulteert in een snellere inning van vorderingen binnen de geanalyseerde periode.
Bovendien laat een hoge Accounts Receivable Turnover Ratio zien dat het bedrijf geweldige producten en diensten heeft waar veel vraag naar is en sneller wordt verkocht.
Wanneer er sprake is van een lage omloopsnelheid van debiteuren, kan dit betekenen dat het bedrijf een aantal inefficiënties oploopt binnen het incassoproces van debiteuren, wat kan gebeuren als gevolg van bedrijfsvoorwaarden, moeilijk te verkopen producten of diensten, of financiële problemen van de klanten of cliënten.
Bovendien laat een lage Accounts Receivable Turnover Ratio zien dat het bedrijf producten en diensten heeft waar niet veel vraag naar is en die traag verkopen.
Of er nu sprake is van een lage of een hoge Accounts, Receivable Turnover Ratio, de bedrijven moeten de prestaties analyseren en beoordelen in vergelijking met de concurrentie. Op deze manier krijgt het bedrijf een realistischer beeld van de bedrijfsprestaties binnen een specifieke markt.
Wat is het uitgaande rapport debiteurenbeheer?
Een ander hulpmiddel om de debiteuren van een bedrijf te analyseren, is het uitgaande verouderingsrapport dat de openstaande facturen van het bedrijf uitsplitst op basis van hoe oud ze zijn, en ze meestal groepeert in haakjes van 30 dagen, d.w.z. 0-30 dagen, 31-60 dagen, 61-90 dagen en meer dan 90 dagen.
Uit het uitgaande verouderingsrapport kunnen de belanghebbenden van de entiteit de gegevens extraheren en analyseren of de incassoperioden onder de controle en het tijdsbestek worden gehouden die met de klant en klanten zijn overeengekomen en hoe efficiënt het bedrijf de debiteurensaldi incasseert.
Het uitgaande verouderingsrapport geeft een uitsplitsing van de openstaande vorderingen per klant of cliënt, die kan laten zien welke vorderingen eerder of later zijn geïnd in vergelijking met de voorwaarden die met de klanten en opdrachtgevers zijn overeengekomen.
Tegelijkertijd is het A/R verouderingsrapport een handig hulpmiddel voor het bedrijf om de uitstaande debiteuren bij te houden en te analyseren en te zien waar een beter debiteurenincassobeleid nodig is met als doel een gezonde cashflow en liquiditeit voor het bedrijf te behouden.
Wat is de DSO-formule (Days Receivable Days Sale Uitstaand)?
Debiteuren zijn direct gerelateerd aan de omzet en zijn een belangrijke indicator voor de prestaties en financiële gezondheid van het bedrijf.
De belangrijkste formule die een bedrijf kan gebruiken om te analyseren hoe lang het duurt voordat de klanten en de klant de saldi die ze aan het bedrijf verschuldigd zijn, hebben vereffend, is de Days Sale Outstanding formule, zoals u hieronder kunt zien:
Days Sales Outstanding (DSO) = (Gemiddelde debiteuren ÷ omzet) × 365 dagen
Eerdere afwikkelingen van debiteuren kunnen betekenen dat het incassobeleid van het bedrijf sterk is, of dat de klanten en leveranciers betrouwbaar zijn, een goede relatie met het bedrijf hebben, dat er veel vraag is naar de producten en diensten en dat de klanten en klanten op tijd of eerder betalen wat ze verschuldigd zijn.
Aan de andere kant, terwijl de debiteuren uitstaan en de overeengekomen looptijd overschrijden, betekent dit dat het incassobeleid slecht is, of dat de klanten en leveranciers financiële problemen hebben, de producten en diensten worden traag verkocht, daarom betalen de klanten en klanten wat ze verschuldigd zijn wat ze later verschuldigd zijn dan vereist volgens de overeengekomen voorwaarden.
Wat zijn de belangrijkste verantwoordelijkheden van de debiteurenafdeling?
Debiteuren kunnen verwijzen naar de afdeling binnen een bedrijf die verantwoordelijk is voor het beheer van de verkoop, het registreren van de facturen en het indienen van de betalingen die van klanten en klanten zijn ontvangen en andere functies met betrekking tot het beheer van verkopen en vorderingen zoals het bedrijf zou vereisen.
De debiteurenverwerking kan handmatig of geautomatiseerd worden gedaan met behulp van debiteurensoftware, en de belangrijkste functies van debiteuren worden hieronder beschreven:
- Het opstellen van de voorwaarden voor verkoop op krediet.
- Beheer van verkoop en facturering.
- Beoordelen of de klanten in aanmerking komen voor krediet.
- Afstemming van verkopen en ontvangsten uitvoeren.
- Omgaan met onbetaalde facturen.
- Beheer van klanten/klantrelaties.
- Rapportage en ratio-analyse.
Het opstellen van de voorwaarden voor verkoop op krediet.
De debiteurenafdeling zou in samenwerking met het hogere management en de bedrijfsdoelstellingen kunnen bijdragen aan het opstellen van de voorwaarden voor verkoop op krediet aan klanten en leveranciers.
De algemene verkoopvoorwaarden op kredietovereenkomsten (contracten) omvatten alle bijzondere voorwaarden die schriftelijk zijn overeengekomen tussen de verkoper en de koper. De belangrijkste gebieden die onder de verkoop van kredietovereenkomsten (contracten) vallen, zijn de toelatingseisen van de klanten/cliënten, de verkoopgrondslag, de prijs van de producten of diensten, toegestane kortingsvoorwaarden voor schikkingen, algemene formele voorwaarden en alle andere voorwaarden die het bedrijf nuttig zal vinden om een goede relatie met de klanten of klanten te behouden, Verhoog tegelijkertijd de verkoop- en ophaaltijden met behoud van een gezonde cashflow.
Beheer van verkoop en facturering.
De debiteurenafdeling staat in nauwe relatie met het verkoopteam en houdt deze op de hoogte van de verkoop en klanten/opdrachtgevers. De debiteurenafdeling kan zinvolle rapporten verstrekken over de verkoopbedragen per klant/cliënt of incasso-analyses die een handvol tol zullen zijn voor het verkoopteam in relatie tot de klanten/cliënten.
Aan de andere kant levert het verkoopteam de facturen voor verwerking en andere informatie die nodig is voor de debiteurenafdeling met betrekking tot de klanten of opdrachtgevers.
Enkele van de informatie die nodig is om de debiteurenboeken en verkoopsystemen accuraat en up-to-date te houden voor een goede opvolging van facturen en incassoratio’s zijn de factuurdatum, factuurnummer, kopersgegevens, contactgegevens, overeengekomen voorwaarden, prijzen, toegestane kortingen.
Beoordelen of de klanten in aanmerking komen voor krediet.
Hoewel er veel potentiële kopers zijn die bereid zijn om op krediet te kopen, moet het bedrijf zich ervan bewust zijn dat sommige potentiële kopers een hoog risico kunnen lopen wat betreft het vermogen om de schulden tijdig af te lossen. Tegelijkertijd wil het bedrijf misschien niet op krediet verkopen voor nieuwe en onbekende klanten/opdrachtgevers voordat er een op tijd gebaseerde goede relatie is ontstaan.
Aan de andere kant moeten de voorwaarden voor verkoop op krediet rekening houden met de beschikbare middelen van de onderneming om de liquiditeit en een gezonde cashflow in stand te houden.
Rekening houdend met een reeks vereisten met betrekking tot de middelen van de onderneming en een aversie van risico’s, zou de debiteurenafdeling daarom een reeks regels kunnen vrijgeven die zijn toegewezen aan de voorwaarden voor de verkoop op krediet in overeenstemming met de vereisten voor de kredietcriteria van de klant.
De bedrijven kunnen vele manieren gebruiken om te beoordelen of de klant in aanmerking komt voor krediet, en enkele van de meest gebruikte zijn het uitvoeren van een kredietcontrole, het controleren van de informatie uit het verleden voor gevestigde klanten, het vragen om een up-to-date financieel draagkundig rapport of het controleren van de klant/klantreferenties.
Het beoordelen van de kredietwaardigheid van de klant kan worden uitgevoerd door de debiteurenafdeling voor nieuwe of gevestigde klanten en periodiek worden herzien om ervoor te zorgen dat de voorwaarden nog steeds door de klanten worden nageleefd en tegelijkertijd nog steeds van toepassing zijn op de prestatie-eisen van het bedrijf.
Afstemming van verkopen en ontvangsten uitvoeren.
Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van de debiteurenafdeling is het afstemmen van verkopen en ontvangsten om ervoor te zorgen dat de debiteurengrootboeken nauwkeurig en up-to-date zijn.
Enkele van de belangrijkste functies die door de debiteurenafdeling worden uitgevoerd, zijn het matchen van de ontvangen betalingen met de openstaande facturen en het afstemmen van het verkoopboek op de up-to-date ontvangsten.
Bij het matchen van de openstaande facturen met betalingen moet de debiteurenafdeling de toewijzing van de ontvangen betalingen aan de bijbehorende factuur uitvoeren op basis van de informatie die is opgeslagen in het klantengrootboek, d.w.z. klant, vervaldatum, ontvangen bedrag aan het bedrag volgens facturen, factuur en betalingsreferenties.
Op periodieke basis, dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks, volgens de door het bedrijf gestelde eisen, moet de debiteurenafdeling afstemmingen van verkoop naar ontvangsten uitvoeren, om de juistheid van de grootboekgegevens van de vordering te beoordelen en tegelijkertijd de verschuldigde facturen te analyseren en of de voorwaarden voor de verkoop op krediet door de klanten/opdrachtgevers worden nageleefd.
Omgaan met onbetaalde facturen.
Na de reconciliaties en het strikt opvolgen van de debiteuren, kan het bedrijf beoordelen welke rekeningen te laat moeten worden afgewikkeld en moeten er acties worden ondernomen voor een vroegste afwikkeling. De debiteurenafdeling kan een dergelijke materie afhandelen door aanmaningen en kennisgevingsbrieven te sturen naar debiteuren, de schulden door te geven aan instanties die gespecialiseerd zijn in incasso, juridische procedures te starten en te volgen om de verschuldigde bedragen te innen, of uiteindelijk om de niet-invorderbare rekeningen af te schrijven.
Tegelijkertijd beschikt de debiteurenafdeling over alle gegevens op basis van de geschiedenis van eerdere debiteuren die kunnen worden gebruikt om het potentieel van oninbare bedragen in de toekomst te beoordelen en kan de overlopende posten voor de oninbare vorderingen aan het einde van de financiële periode schatten.
Beheer van klanten/klantrelaties.
De debiteurenafdeling en het verkoopteam zijn het belangrijkste aanspreekpunt voor de klanten of opdrachtgevers van het bedrijf. Zelfs het personeel van de debiteurenafdeling staat misschien niet rechtstreeks tegenover de klanten of klanten als verkoper, maar er ligt nog steeds een grote verantwoordelijkheid in de handen van de debiteurenafdeling, aangezien het meestal uitwisselbaar is met het verkoopteam.
Daarom zal de debiteurenafdeling altijd een constructieve relatiebenadering hanteren bij het versturen van herinneringen en kennisgevingen voor laattijdige betalingen of het heronderhandelen van de voorwaarden voor lastige klanten of opdrachtgevers. Tegelijkertijd moeten ze het verkoopteam op de hoogte houden van de rekeningen van de late debiteur of wijzigingen van de algemene voorwaarden.
Rapportage en ratio-analyse.
De debiteurenadministratie registreert en bewaart alle gegevens met betrekking tot de debiteuren van het bedrijf die kunnen worden geëxtraheerd voor analyses en beoordelingen van de financiële gezondheid van het bedrijf, en rapportage aan verschillende belanghebbenden.
Deze gegevens kunnen worden omgezet in zinvolle rapporten als Aging Reports, Receivable Turnover Ratio en Days Sale Outstanding (DSO). Dit zijn belangrijke en nuttige rapporten voor de besluitvormers van het bedrijf en een echt hulpmiddel bij het plannen en nemen van beslissingen om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Naast de besluitvormers van het bedrijf, zijn de debiteurenrapporten vaak vereisten van andere belanghebbenden, zoals staten, afdelingen, kredietverstrekkers, enzovoort.
De debiteurenafdeling moet altijd nauwkeurige en up-to-date gegevens bijhouden die gemakkelijk beschikbaar zijn zodra daarom wordt gevraagd.
Wat zijn de belangrijkste soorten vorderingen?
Debiteuren worden in de meeste gevallen gepresenteerd in de rekeningen en jaarrekeningen in handelsdebiteuren, debiteuren en overige debiteuren.
Debiteuren
Debiteuren zijn de meest populaire vorderingen die voortvloeien uit de verkoop op kredietvoorwaarden aan klanten of opdrachtgevers. Meestal zijn de betalingstermijnen voor debiteuren kort met een bereik van één tot drie maanden.
Vorderingen
Notes Receivable wordt geleverd in de vorm van een formele leningsbrief. Deze debiteuren hebben meestal een langere periode, die kan variëren van 3 tot 12 maanden. Aan de te ontvangen obligaties is enige rente verbonden die kan oplopen bij een toegekende vrije renteperiode volgens de voorwaarden die zijn overeengekomen tussen het bedrijf en de klanten of cliënten.
Overige vorderingen
Zoals de titel beschrijft, kunnen dit alle andere vorderingen zijn die het bedrijf verwacht en die niet kunnen worden geclassificeerd onder de Debiteuren of Notes, Vorderingen binnen de rekeningen en jaarrekeningen.
Hoe IFRS 9 – Financiële instrumenten toepassen op bijzondere waardeverminderingen van vorderingen?
IFRS 9 introduceert een nieuw model voor bijzondere waardeverminderingen op basis van verwachte kredietverliezen op schuldinstrumenten zoals schuldbewijzen, leningen en handelsvorderingen. Voor handelsvorderingen wordt echter een vereenvoudigde benadering gebruikt, zoals hieronder samengevat.
Zoals hierboven vermeld, hanteert IFRS 9 – Financiële instrumenten voor handelsvorderingen een vereenvoudigde benadering, waarbij de hoofdbenadering voor de voorziening voor kredietverliezen niet in aanmerking wordt genomen bij de eerste opname. Daarom zullen de voorzieningen voor verliezen worden berekend als de contante waarde van de verwachte kasstroomverminderingen over de resterende looptijd van de debiteurensaldi.
Met andere woorden, deze benadering maakt gebruik van een matrixmodelmethode die bestaat uit historisch waargenomen wanbetalingspercentages gecorrigeerd voor toekomstige schattingen.
Hoe past u de International Accounting Standard (IAS 17) toe op de te ontvangen lease?
Volgens de International Accounting Standard IAS 17 – Leaseovereenkomsten moet leases worden geclassificeerd als financiële leases waarbij vrijwel alle risico’s en voordelen van eigendom worden overgedragen, waardoor de lessor een vordering opneemt, of operationele leases waarbij de leaseovereenkomst door de lessor als actief wordt opgenomen.
Daarom moet de lessor bij aanvang van de leaseperiode een financiële lease als vordering in de balans opnemen.
Hoe te boekhouden en wat zijn de belangrijkste journaalposten voor debiteuren?
Net als bij elke andere transactie moeten de boekhoudsystemen gebruik maken van de dubbele boekhouding, die twee journaalposten voor elke transactie met betrekking tot de debiteuren. Hieronder vindt u enkele voorbeelden van de belangrijkste journaalposten die een bedrijf gebruikt om vast te leggen in de debiteurenboeken:
Dubbele boekhoudjournalen voor het boeken van de verkoop van goederen op krediet.
- Debet (DR: Overzicht van de financiële positie (balans) – Debetvorderingen
- Credit (CR): Winst- en verliesrekening (winst- en verliesrekening) – Omzet
Dubbele boekhoudjournalen voor het boeken van de ontvangsten uit de verkoop van goederen op krediet.
- Krediet (CR): Overzicht van de financiële positie (balans) – Debiteurenbeheer
- Debet (DR): Overzicht van de financiële positie (balans) – liquide middelen
Soms willen de bedrijven de omzet of de ophaaltijd verhogen en kunnen ze de kopers prikkels bieden in termen van toegestane kortingen. Er zijn twee soorten kortingen (handelskortingen en contantkortingen) die een bedrijf aan de kopers kan geven, zoals hieronder beschreven:
Handel Kortingen
De handelskortingen worden meestal gegeven om de verkoop te verhogen en de relatie met de kopers te verbeteren. De handelskortingen worden weerspiegeld als een verlaging van de catalogusprijs voor de kortingen die door het bedrijf aan de koper worden toegestaan, meestal voor bulkaankopen. Binnen de debiteurenboeken worden de verkopen weergegeven als na aftrek van handelskortingen.
Contante kortingen
De contantkorting wordt meestal gegeven als een stimulans voor de debiteur om de openstaande rekeningen op tijd of eerder te betalen. Wanneer contante kortingen worden gegeven, worden de verkopen gefactureerd tegen het volledige bedrag en worden de vorderingen verminderd met het overeengekomen kortingsbedrag.
Dubbele boekhoudjournalen voor het boeken van de verkopen van goederen op krediet wanneer een handelskorting was toegestaan.
- Debet (DR: Overzicht van de financiële positie (balans) – Debet (volledig bedrag)
- Credit (CR): Winst- en verliesrekening (winst en verlies) – Omzet (volledig bedrag)
Dubbele boekhoudjournalen voor het boeken van de ontvangsten uit de verkoop van goederen op krediet wanneer een contantkorting was toegestaan.
- Credit (CR): Overzicht van de financiële positie (balans) – Debiteurenbeheer (volledig bedrag)
- Debet (DR): Overzicht van de financiële positie (balans) – liquide middelen
- Debet (DR): Winst- en verliesrekening (winst en verlies) – korting toegestaan
Conclusie
Debiteurenbeheer is belangrijk voor de entiteiten om de debiteuren te volgen, de cashflow te beheren, nauwkeurige gegevens bij te houden met relevante gegevens die gemakkelijk kunnen worden opgehaald in zinvolle rapporten voor de besluitvormers van het bedrijf of het gebruik van externe belanghebbenden.
Door een nauwkeurige administratie bij te houden, kan het bedrijf er zeker van zijn dat de verklaring een reëel beeld van het bedrijf weergeeft. Tegelijkertijd kan het bedrijf door het bewaken van de debiteuren de op tijd betaalde rekeningen of de achterstallige rekeningen beoordelen en betere beslissingen nemen met betrekking tot het cashflowbeheer.
Bovendien is toegang tot alle klanten of klantgegevens van de debiteuren een belangrijk hulpmiddel om het gedrag van de debiteuren te volgen, op basis van informatie uit het verleden om de voorwaarden voor verkoop op krediet te verbeteren en tegelijkertijd de algemene financiële positie van het bedrijf te verbeteren.
Als u dit artikel nuttig vond, gelieve dan Ga naar de rest van de website Voor meer informatie over boekhouding, of andere financiële artikelen over Internationaal Boekhouding, Controle, Belasting, Boekhoudsoftware, cloudboekhouding en boekhoudkundige automatisering.
Lees dit artikel in: Engels – Nederlands – Frans – Duits – Spaans
