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Was ist Kreditorenbuchhaltung in der Buchhaltung? Wie werden die Verbindlichkeiten klassifiziert, erfasst, gemessen und im Jahresabschluss dargestellt, und was sind die wichtigsten Buchhaltungsjournale für Einkäufe, Rückstellungen und Zahlungen von Kreditoren?

Was ist Kreditorenbuchhaltung in der Buchhaltung? Wie werden die Verbindlichkeiten klassifiziert, erfasst, gemessen und im Jahresabschluss dargestellt, und was sind die wichtigsten Buchhaltungsjournale für Einkäufe, Rückstellungen und Zahlungen von Kreditoren?

Contents

Das Kreditorenbuch stellt die Beträge dar, die ein Unternehmen kurzfristig (bis zu 12 Monate oder eine Buchhaltungsperiode) an Gläubiger oder Lieferanten schuldet. Die Verbindlichkeiten werden in der Bilanz (Bilanz) unter dem Kontokorrentkonto erfasst.  Einige Beispiele für Kreditorenbuchhaltung sind unten aufgeführt:

  • Rohstoffe, d.h. Lagerbestände
  • Ausrüstung, d.h. Pflanzen oder Baumaschinen, Möbel, Büromaterial.
  • Transport und Logistik, d.h. Kosten für Warenlieferung, Lagerung, Logistiksoftware.
  • Wartung, d.h. Versicherung, Revisionen, Reparaturen.
  • Leasing, d. h. Leasing von Geräten oder Kraftfahrzeugen.
  • Lizenzierung, d. h. Kosten für den Erwerb von Lizenzen und monatliche/jährliche Lizenzgebühren.
  • Software, z. B. Buchhaltungssoftware, Bestandsverwaltungssoftware.
  • Reisekosten, d.h. Transport, Verpflegung, Unterkunft.
  • Andere Dienstleistungen, z. B. Reinigung oder andere Stromrechnungen wie Wasser, Strom, Heizung.

Die Kreditorenbuchhaltung kann sich ebenso auf die Abteilung innerhalb eines Unternehmens beziehen, die für die Verwaltung des Einkaufs, der Erfassung und der Zahlung von Gläubigern und Lieferanten verantwortlich ist. Einige der Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung können der Einkauf von Inventar oder anderen Dienstleistungen, die Verwaltung von Beständen, Büromaterial, Erstattungen oder die Verwaltung der Portokasse sein.

Die Kreditorenbuchhaltung kann manuell oder automatisiert mit Hilfe von Kreditorenbuchhaltungssoftware durchgeführt werden, und die Hauptfunktionen der Kreditorenbuchhaltung werden im Folgenden beschrieben:

  • Erfassung von Verbindlichkeiten
  • Genehmigung von Verbindlichkeiten
  • Zahlungen autorisieren
  • Zahlungen freigeben

Erfassung von Verbindlichkeiten

Sobald die Rechnungen von Lieferanten entweder in physischer oder elektronischer Form eingegangen sind, besteht die Kreditorenfunktion der Konten darin, die Rechnungsinformationen im Kreditorenbuch des Kontos mit allen notwendigen Informationen wie Lieferantenname, Adresse, Beschreibung, Betrag, Mehrwertsteuer usw. zu erfassen und aufzuzeichnen.

In gleicher Weise sollte die Kreditorenbuchhaltung für andere Gläubiger den Vertrag und die Vereinbarungen einsehen und alle Informationen aufzeichnen, die für die weitere Bezugnahme bei Zahlungen, Rabatten oder Zinsen erforderlich sind.

Genehmigung von Verbindlichkeiten

Die Kreditorenbuchhaltung ist dafür verantwortlich, das Fälligkeitsdatum der Rechnungen zu überwachen und die Zahlung der Rechnungen unter Berücksichtigung der vom Unternehmen festgelegten Hyperarchie in Bezug auf die verantwortliche Person, die Bedürfnisse des Unternehmens und die vereinbarten Lieferantenverträge zu genehmigen. Während des Genehmigungsprozesses werden einige der Prüfungen, die vor der Autorisierung der Zahlung durchgeführt werden, die Bewertung der Richtigkeit der Informationen auf den Rechnungen, der mit dem Lieferanten vereinbarten Zahlungsbedingungen oder der erhaltenen Rabatte sein.

Bei anderen Verbindlichkeiten gegenüber Banken, Kreditgebern usw. ist die Kreditorenbuchhaltung auch dafür verantwortlich, die Fälligkeitstermine und Vertragsvereinbarungen zu überwachen, um sicherzustellen, dass die im Kreditorenbuch erfassten Informationen korrekt, zuverlässig und aktuell sind und den mit den Gläubigern vereinbarten Bedingungen entsprechen.

Zahlungen autorisieren

Die Zahlung der Rechnungen oder andere Zahlungen an die Gläubiger müssen von einem ernannten Mitarbeiter gemäß der Unternehmenshierarchie genehmigt werden. Bei der Autorisierung einer Zahlung werden einige Kontrollen durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Zahlungsbetrag mit der zu zahlenden Rechnung oder den mit den Gläubigern vereinbarten Bedingungen übereinstimmt.

Zahlungen freigeben

Sobald die Zahlung genehmigt wurde, verwaltet die Kreditorenbuchhaltung die Freigabe der Zahlung gemäß den mit den Gläubigern vereinbarten Bedingungen. Daher kann die Zahlung in Form von Bargeld, Lastschrift, Scheck, Banküberweisung oder einer anderen mit den Gläubigern vereinbarten Form erfolgen, die sich ebenfalls innerhalb des rechtlichen Rahmens befinden, der für den Ort, an dem das Unternehmen und der Gläubiger ansässig sind, spezifisch ist.

Heutzutage verwenden die meisten Kreditorenbuchhaltungsabteilungen Buchhaltungssoftware, um die Buchhaltungs-, Einkaufs- und Zahlungssoftware in Banken und Zahlungsinstitute zu integrieren und die Kreditorenprozesse und -aufgaben zu automatisieren, um mehr Effizienz innerhalb des Prozesses zu erzielen und effektive Kostensenkungen zu erzielen.

Kreditorenbuchhaltung ist ein allgemeinerer Begriff, der bedeutet, dass alle Gelder, die ein Unternehmen Lieferanten und anderen Gläubigern kurzfristig schuldet, in den kurzfristigen Verbindlichkeiten der Bilanz (Bilanz) erfasst sind. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen wie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Aufwandsverbindlichkeiten, Zahlungsaufschubverträge und Rechnungsabgrenzungsposten.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Sind direkt kurzfristige Verpflichtungen im Zusammenhang mit den Kerngeschäftsaktivitäten des Unternehmens, die sich aus dem Kauf von Inventar oder Rohstoffe zu Kreditbedingungen und stellen die Beträge dar, die Lieferanten für auf Kredit gekaufte Waren und Dienstleistungen geschuldet werden, die im normalen Geschäftsbetrieb verwendet werden.

Verträge mit aufgeschobener Zahlung: Wenn das Unternehmen das Cashflow-Management verbessern möchte, kann es mit Auftragnehmern und Lieferanten eine Vereinbarung treffen, die Zahlungen aufzuschieben, indem es die Standardkreditbedingungen überschreitet, indem es einer Verlängerung der tatsächlichen Fälligkeitstermine zustimmt.

Zu zahlende Ausgaben: Die zu zahlenden Aufwendungen beziehen sich auf den Betrag, der den Lieferanten für Rechnungen geschuldet wird, die hauptsächlich in Bezug auf die Gemeinkosten des Unternehmens wie Strom, Wasser und andere Dienstleistungen eingehen.

Rechnungsabgrenzungsposten (Rechnungsabgrenzungen): Diese Arten von Aufwendungen sind die Kosten, die ein Unternehmen während des Geschäftsjahres für Aufwendungen wie Stromrechnungen, Anwalts- und Berufskosten, Gehälter, Steuerschätzungen oder andere Aufwendungen erfasst, die innerhalb des laufenden Geschäftsjahres vor Erhalt einer Rechnung angefallen sind und in Zukunft gezahlt werden. Diese Periodenabgrenzungsmethode basiert auf dem Matching-Prinzip, das besagt, dass alle Einnahmen und Aufwendungen in derselben Periode ausgewiesen und abgeglichen werden müssen, um die Gewinne und Verluste für die Periode zu ermitteln.

Darüber hinaus ist dies ein wichtiger Bestandteil der Bilanzierung und Darstellung von Abschlüssen gemäß den International Financial Reporting Standards (IFRS), den Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), den International Accounting Standards, IAS 1 – Darstellung des Abschlusses und IAS 37 – Rückstellungen, Eventualschulden und Eventualforderungen

Die am häufigsten verwendeten Rechnungslegungsstandards für die Kreditorenbuchhaltung werden von den International Financial Reporting Standards (IFRS) und den US Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) veröffentlicht

In den letzten Jahren haben GAAP und IFRS versucht, viele Rechnungslegungsstandards zu synchronisieren, um die Unterschiede zwischen den beiden Rahmenwerken zu verringern, aber es gibt immer noch Unterschiede bei der Anwendung dieser Standards in der Praxis. Daher müssen die Unternehmen professionelle Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer konsultieren, um die Einhaltung der US-GAAP-Berichtsanforderungen sicherzustellen.

Diese Standards definieren die wesentlichen Vorschriften für den Ansatz, die Bewertung, die Folgebewertung, den Ausweis und die Angaben von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, wie im Folgenden zusammengefasst:

Was sind die IFRS- und GAAP-Bestimmungen für die Ansatzstandards für die Kreditorenbuchhaltung?

IFRS: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden erfasst, wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten erhalten hat und verpflichtet ist, eine Zahlung für diese Waren oder Dienstleistungen in der Zukunft gemäß den mit dem Lieferanten vereinbarten Bedingungen zu leisten. Es ist wichtig zu beachten, dass das Unternehmen einen Nachweis in Form eines Rechtsdokuments, d.h. einer Rechnung oder eines rechtsgültigen Vertrags, als rechtsgültigen Nachweis oder Kauf vorlegen muss.

GAAP: Nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) werden die Verbindlichkeiten in ähnlicher Weise wie nach IFRS erfasst, wenn eine Zahlungsverpflichtung für Waren oder Dienstleistungen besteht, die durch ein Rechtsdokument, d. h. eine Rechnung, belegt wird.

Was sind die wichtigsten IFRS- und GAAP-Bestimmungen für die Bewertungsstandards der Kreditorenbuchhaltung?

IFRS: Nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) werden die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zunächst mit dem beizulegenden Zeitwert der zu zahlenden Gegenleistung bewertet, der den Rechnungsbetrag abzüglich etwaiger Rabatte, Rabatte oder Wertberichtigungen darstellt, wenn sie im Rahmen des Kaufvertrags angeboten werden.

GAAP: Die Kreditorenbuchhaltung gemäß den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) wie die IFRS-Standards und wird zunächst mit dem Rechnungsbetrag bewertet, der in der Regel als beizulegender Zeitwert der zu zahlenden Beträge angesehen wird. Ähnlich wie bei den IFRS werden die Rabatte, Rabatte oder Wertberichtigungen aus Lieferungen und Leistungen mit der Erstbewertung saldiert, wenn sie im Rahmen des Kaufvertrags angeboten werden.

Was sind die IFRS- und GAAP-Standardbestimmungen für die Folgebewertung von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen?

IFRS: Nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) werden die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen nach dem erstmaligen Ansatz und der erstmaligen Bewertung zu fortgeführten Anschaffungskosten bewertet, die im Wesentlichen dem ursprünglichen Bewertungsbetrag abzüglich etwaiger geleisteter Zahlungen und anderer anfallender Zinsen oder Finanzierungskosten entsprechen.

GAAP: Nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) werden die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen nach dem erstmaligen Ansatz und der Bewertung nachträglich ähnlich wie die IIFRS bewertet, mit dem Unterschied, dass Zinsen oder Finanzierungskosten im Zusammenhang mit Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen im Allgemeinen nicht enthalten sind, es sei denn, sie sind erheblich und werden separat ausgehandelt.

Was sind die wichtigsten IFRS- und GAAP-Bestimmungen für die Darstellungsstandards der Kreditorenbuchhaltung?

IFRS: Gemäß den International Financial Reporting Standards (IFRS) werden die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in der Bilanz (Bilanz) als kurzfristige Verbindlichkeiten ausgewiesen, in der Regel unter den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und sonstigen Verbindlichkeiten, wenn die Zahlung voraussichtlich innerhalb eines Jahres oder einer Rechnungsperiode beglichen wird. Andernfalls, wenn die Zahlung voraussichtlich ein Jahr oder eine Rechnungsperiode überschreiten wird, werden die Verbindlichkeiten als langfristige Verbindlichkeiten klassifiziert.

GAAP: Die Kreditorenbuchhaltung nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) wird wie IFRS in der Bilanz (Bilanz) als kurzfristige Verbindlichkeiten dargestellt, in der Regel unter den Rubriken Kreditorenbuchhaltung oder Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Wie nach IFRS werden die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen als langfristige Verbindlichkeiten klassifiziert, wenn die Abrechnung voraussichtlich ein Jahr oder eine Rechnungsperiode überschreiten wird.

Was sind die wichtigsten IFRS- und GAAP-Bestimmungen für die Offenlegungsstandards der Kreditorenbuchhaltung?

IFRS: Nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) sind Unternehmen verpflichtet, im Anhang alle Buchwerte der Kreditorenbuchhaltung, alle Garantien im Zusammenhang mit der Kreditorenbuchhaltung, die wesentlichen Rechnungslegungsgrundsätze und die Kreditorenbedingungen anzugeben

GAAP: Nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) sind die Offenlegungspflichten für Unternehmen wie die IFRS-Standards, und die Unternehmen sind verpflichtet, im Anhang alle Buchwerte der Kreditorenbuchhaltung, alle Garantien im Zusammenhang mit der Kreditorenbuchhaltung, die wesentlichen Rechnungslegungsgrundsätze und die Bedingungen der Kreditorenbuchhaltung anzugeben

Gemäß IAS 37 – Rückstellungen, Eventualschulden und Eventualforderungen ist eine Rückstellung eine Verbindlichkeit mit ungewisser Zeit oder Höhe, während eine Verbindlichkeit und eine Eventualverbindlichkeit/ein Eventualvermögenswert im Folgenden beschrieben werden:

  • Eine gegenwärtige Verpflichtung entsteht aufgrund vergangener Ereignisse.
  • Es wird erwartet, dass der Vergleich zu einem Abfluss von Ressourcen, d. h. zu einer Zahlung, führen wird.
  • Eine mögliche Verpflichtung, die davon abhängt, ob ein ungewisses zukünftiges Ereignis eintritt.
  • Eine gegenwärtige Verpflichtung, aber die Zahlung ist nicht wahrscheinlich, oder der Betrag kann nicht zuverlässig ermittelt werden.
  • Ein möglicher Vermögenswert, der sich aus vergangenen Ereignissen ergibt.
  • Die mögliche Existenz von Vermögenswerten wird nur durch das Eintreten oder Nichteintreten eines oder mehrerer ungewisser zukünftiger Ereignisse bestätigt, die nicht vollständig unter der Kontrolle des Unternehmens liegen.

Ansatz einer Rückstellung gemäß IAS 37 – Rückstellungen, Eventualschulden und Eventualforderungen

Ein Unternehmen sollte eine Rückstellung bilden, wenn die drei folgenden Anforderungen erfüllt sind:

  • Es gibt eine gegenwärtige Verpflichtung (rechtlich oder konstruktiv), die aufgrund eines vergangenen Ereignisses entstanden ist.
  • Eine Zahlung zur Begleichung der Haftung ist sehr wahrscheinlich
  • Der Betrag für die Haftungsregulierung kann verlässlich geschätzt werden.

Bewertung der Rückstellungen gemäß IAS 37 – Rückstellungen, Eventualschulden und Eventualforderungen

Für die Bewertung der Rückstellung, die nach den Standards IAS 37 – Rückstellungen, Eventualschulden und Eventualforderungen – gebildet wird, sollte das Unternehmen eine genaue Schätzung der Beträge vornehmen, die zur Erfüllung der gegenwärtigen Verpflichtung erforderlich sind.

Gleichzeitig sollte das Unternehmen die Risiken und Unsicherheiten berücksichtigen, die die zugrunde liegenden Ereignisse umgeben, die eintreten und den geschätzten Betrag für die Abgeltung der Rückstellung beeinflussen könnten, und der erfasste Betrag sollte den geschätzten Betrag für die Rückstellungsabgeltung nicht übersteigen.

Folgebewertung und Angabe einer Rückstellung gemäß IAS 37 – Rückstellungen, Eventualschulden und Eventualforderungen

Das Unternehmen muss die Rückstellungen am Ende eines jeden Geschäftsjahres überprüfen und anpassen, und wenn ein Abfluss nicht mehr wahrscheinlich ist, wird die Rückstellung aufgelöst.

Die Offenlegungspflicht für jede Klasse von Rückstellungen sind die Eröffnungssalden, Zugänge, verwendete/nicht genutzte Beträge, sonstige Abschläge, Schlusssaldo und eine kurze Beschreibung der Rückstellungen wie Art der Rückstellung, Laufzeit, Annahmen, Erstattungen oder Unsicherheiten.

Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich mit den Einkäufen von Waren oder Kreditdienstleistungen von Lieferanten, und das Unternehmen muss jede Transaktion im Einkaufsregal in den Geschäftsbüchern des Unternehmens erfassen. Die Aufzeichnung jeder Transaktion im Einkaufsbuch und die Buchhaltungsjournalbuchung in den Buchhaltungsbüchern muss eine Soll- und eine Habenseite haben und die Informationen widerspiegeln, die gemäß den vom Lieferanten erhaltenen Unterlagen zum Zeitpunkt des Einkaufs und der Abrechnung erhalten wurden.

Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von Lieferanten kauft, muss es zunächst alle Informationen gemäß der vom Lieferanten erhaltenen Dokumentation, die die Informationen und Bedingungen des Einkaufs belegen, in das Einkaufsbuch eintragen.

Anschließend erfasst der Buchhalter den Kauf und die Abrechnung (Zahlung) in den Buchhaltungsbüchern gemäß den erhaltenen und im Einkaufsbuch gespeicherten Informationen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Journalbuchungen für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Aufwendungen oder Rückstellungen:

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Wenn ein Unternehmen Waren (Inventar) kauft und anschließend auf Kredit bezahlt, sind die wichtigsten Buchhaltungsjournale der doppelten Buchführung im Folgenden aufgeführt:

  • Kredit (CR): Bilanz (Bilanz) – Kreditorenbuchhaltung
  • Soll (DR): Bilanz Aktiva – Vorräte
  • Kredit (CR): Bilanz (Bilanz) – Cash
  • Soll (DR): Bilanz (Bilanz) – Kreditorenbuchhaltung

Zu zahlende Ausgaben: Wenn ein Unternehmen die fälligen Gebühren und anschließend die Abrechnung für Dienstleistungen, d. h. Buchhaltung und Buchhaltung, die in Zukunft zur Abrechnung fällig sind, erfasst, werden die wichtigsten Buchführungsjournale der doppelten Buchhaltung im Folgenden aufgeführt:

  • Kredit (CR): Bilanz (Bilanz) – Kreditorenbuchhaltung
  • Soll (DR): Gewinn- und Verlustrechnung (Gewinn & Verlust) – Buchhaltungs- und Buchhaltungsaufwand
  • Kredit (CR): Bilanz (Bilanz) – Cash
  • Soll (DR): Bilanz (Bilanz) – Kreditorenbuchhaltung

Abgegrenzte Aufwendungen (Rückstellungen): Wenn ein Unternehmen beispielsweise Stromrechnungen, d. h. Strom, die später in der Zukunft beim Eingang der Rechnungen zur Begleichung fällig sind, abgrenzt und anschließend bezahlt, wird das Hauptjournal für die doppelte Buchführung im Folgenden beschrieben:

  • Kredit (CR): Bilanz (Bilanz) – Kreditorenbuchhaltung
  • Soll (DR): Gewinn- und Verlustrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) – Stromkosten
  • Kredit (CR): Bilanz (Bilanz) – Cash
  • Soll (DR): Bilanz (Bilanz) – Kreditorenbuchhaltung

Für die Abrechnung (Zahlungen) von Lieferanten sind einige Verfahren erforderlich, da häufig Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten vorhanden sind, die die Kreditbedingungen beeinflussen. Beispielsweise gewähren einige Lieferanten nur einen Kredit für einen Monat, während andere Lieferanten eine längere Nachfrist vor Fälligkeit der Zahlung anbieten. Gleichzeitig müssen die Rechnungen vor der Freigabe der Zahlung von den Verantwortlichen gemäß jeder Entitätshierarchie genehmigt und die Zahlung genehmigt werden.

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