De financiële audit uitbesteden: Ontdek waarom de toekomst van het uitbesteden van de financiële audit de taak zou kunnen zijn van externe financiële audit uitbestedende partijen.
Interne audits zijn essentieel voor veel bedrijven en vaak een vereiste. Bij deze audits wordt gekeken naar de procedures en interne controles van een bedrijf. Om een accurate boekhouding en rapportage te garanderen, worden ook de financiële systemen van de organisatie onderzocht. Interne audits evalueren elk proces met als doel fouten te vinden en oplossingen aan te dragen.
Voor veel bedrijven zijn interne audits essentieel. Hoewel sommige bedrijven niet verplicht zijn om een interne auditafdeling te hebben, zijn de meeste dat wel. Deze audits verschillen sterk van externe audits. Interne auditors zijn bijvoorbeeld personeelsleden van een bedrijf, in tegenstelling tot externe auditors. In zeldzame gevallen kunnen sommige bedrijven echter ook overwegen om interne audits uit te besteden.
Over het uitbesteden van de auditfunctie
Externe leveranciers gebruiken om interne taken uit te voeren is een procedure die bekend staat als outsourcing. Bedrijven kunnen externe diensten gebruiken voor hun interne auditfunctie door interne audit uit te besteden. Het inzetten van auditors die de organisatie niet als werknemer vertegenwoordigen is een onderdeel van dit proces. Toch kunnen ze vergelijkbare taken uitvoeren als interne auditors.
Een interne auditfunctie komt vaak voor bij grote bedrijven. Gewoonlijk worden in deze functie alle bijbehorende diensten en geavanceerde procedures afgehandeld. Om hun taken effectief uit te voeren, hebben interne auditors ook expertise nodig. De meeste interne auditors zijn gekwalificeerde personen met een beroepsregistratie. Het kan moeilijk en duur zijn om gekwalificeerde interne auditors te vinden.
De interne auditfunctie van een bedrijf is verantwoordelijk voor een groot aantal taken. De evaluatie van de risico’s van het bedrijf en de efficiëntie van de interne controles is daarvan de belangrijkste. Interne auditors moeten de activiteiten van het bedrijf voor al deze activiteiten echter regelmatig controleren. Om deze reden kan het moeilijker zijn om een extern gecontracteerde interne auditfunctie te hebben.
Voordelen van het uitbesteden van de financiële audit
Elke organisatie kan te maken krijgen met verschillende moeilijkheden bij het uitbesteden van de financiële audit. Het uitbesteden van je interne auditfunctie kan echter een aantal voordelen hebben. Hieronder volgen enkele van de belangrijkste voordelen die bedrijven hierdoor kunnen ervaren.
Expertise: Veel bedrijven kunnen baat hebben bij het inhuren van een externe interne auditfunctie. Zoals gezegd hebben de meeste grote bedrijven een interne auditafdeling met toegewijd personeel. Kleinere bedrijven zijn echter misschien niet in staat om hetzelfde te doen. Zo kunnen ze de kennis introduceren die ze nodig hebben om een effectieve interne auditfunctie te runnen. Door de financiële audit uit te besteden, kan een bedrijf toegang krijgen tot externe expertise en specialisten, waardoor het wellicht beter in staat is om fraude en fouten te beheren en op te sporen.
Tijdbesparend: Bedrijven met een interne auditfunctie moeten verschillende maatregelen nemen om deze op te zetten. Het omvat meestal het creëren van de structuur, het selecteren van het personeel, het definiëren van de protocollen, enz. Al deze taken zijn tijdrovend om uit te voeren. Bedrijven kunnen de tijd die ze aan de taken zouden besteden besparen door de interne auditfunctie uit te besteden. Bovendien kunnen bedrijven door het uitbesteden van de financiële audit meteen een auditafdeling inhuren zonder een omslachtige procedure te hoeven doorlopen. Elk bedrijf begrijpt de waarde van tijd. Naarmate de auditlast verschuift, kan het management zich wellicht concentreren op andere taken die op de lange termijn gunstiger zijn voor het bedrijf en de totale productiviteit verbeteren.
Focus op kerncompetenties: Organisaties kunnen hun aandacht en middelen verschuiven naar hun kerncompetenties en belangrijkste bedrijfsdoelen door de financiële auditfunctie uit te besteden. De gespecialiseerde aard van auditing vereist een reeks vaardigheden en kennis die misschien niet overeenkomen met de fundamentele sterke punten van de organisatie. Bedrijven kunnen zich richten op hun belangrijkste bedrijfsgebieden en strategische ambities door niet-kerndiensten uit te besteden aan professionals. Zoals eerder gezegd, kan de tijd die wordt besteed aan audits beter worden gebruikt voor cruciale taken die de productiviteit verhogen.
Zuinig: Het kan meer expertise toevoegen en tegelijkertijd tijd besparen, zoals al is aangegeven. Hierdoor kan het ook betaalbaarder worden voor bedrijven. Bovendien zijn overeenkomsten voor het uitbesteden van interne audits vaak voor een vast bedrag. Bedrijven zullen het dus ook eenvoudiger vinden om met dit bedrag te budgetteren. Als dat niet het geval is, moeten bedrijven veel werknemers betalen, inclusief bonussen. Dit kan niet alleen prognoses moeilijker maken, maar ook de kosten verhogen. Voor één activiteit kan een andere medewerker worden ingezet om de audit uit te voeren en de resultaten te leveren. Deze strategie verhoogt de kans op fouten en fraude en verhoogt de kosten voor het bedrijf. Bij het aannemen van intern personeel betaalt het bedrijf te veel werknemers, maar bij uitbesteding betaalt het bedrijf gewoon een vast bedrag.
Onafhankelijkheid: Onafhankelijkheid is een van de belangrijkste problemen bij interne auditfuncties. Interne auditors werken voor een bedrijf. Het management kan daarom ongepaste invloed hebben op hun werk. Hetzelfde geldt niet voor het uitbesteden van interne audits. Omdat interne auditfuncties onafhankelijk moeten zijn, zullen bedrijven uitbesteding superieur vinden.
Uitdagingen van het uitbesteden van de financiële audit
Het uitbesteden van interne audits heeft veel voordelen, maar het kan ook enkele nadelen hebben. Het is essentieel voor bedrijven om deze te begrijpen en de nadelen af te wegen tegen de voordelen. De volgende lijst bevat enkele van de belangrijkste nadelen van het uitbesteden van interne audits.
Verlies van directe controle: Het elimineren van interne audits uit het bedrijf kan leiden tot verlies van controle. Bedrijven die deze rol uitbesteden, kunnen niet controleren hoe de interne auditors worden ingezet. Het kan voor het bedrijf ook aanleiding zijn om de interne bedrijfsprocedures of -processen aan te passen. Over het algemeen kan dit leiden tot ongewenste problemen voor het bedrijf. Het bedrijf kan geen zinvolle resultaten leveren als er geen directe controle is over de activiteit of als deze afwezig is. Zo kan het bedrijf zonder direct management misschien niet snel handelen omdat je niet de nodige staatslieden bij de hand hebt.
Niet geschikt voor kleine bedrijven: Voor veel bedrijven kan het voordelig zijn om interne audits uit te besteden. Hetzelfde geldt echter misschien niet voor kleine bedrijven met weinig transacties en controles. Deze bedrijven hebben meestal helemaal geen interne audits nodig. Toch is, gezien de behoeften, uitbesteding misschien niet de beste optie, zelfs als ze gebruik maken van interne audits.
Initiële kosten: Het uitbesteden van interne audits kan de kosten verlagen. Het kan voor bedrijven echter ook een zware financiële belasting betekenen. Gewoonlijk moeten bedrijven middelen investeren in het opleiden van auditkantoren over hoe ze in hun omgeving moeten werken. Zo kunnen ontslagen duur zijn voor bedrijven die al een rol hebben. Bedrijven moeten mogelijk ook geld uitgeven aan systemen om de privacy van de gegevens te beschermen. Dit alles kan de prijs vooraf verhogen.
Factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het uitbesteden van de financiële audit
Verschillende belangrijke variabelen moeten zorgvuldig in overweging worden genomen bij het uitbesteden van de financiële auditdiensten. Het is cruciaal om de legitimiteit en reputatie van het outsourcingbedrijf te bevestigen en hun kennis van en ervaring met de relevante sector te evalueren. Bovendien moet je bij het nemen van geïnformeerde beslissingen over uitbesteding rekening houden met elementen zoals kosteneffectiviteit, protocollen voor gegevensbeveiliging en efficiënte communicatieroutes.
1. Werkbereik bij het uitbesteden van de financiële audit: Het is cruciaal om precies te weten welke auditdiensten je wilt uitbesteden. In eerste instantie moet er een lijst met vereisten worden opgesteld. Om dit te doen, bekijk je je huidige auditsysteem, beschrijf je de gebreken die je vindt en maak je een lijst van de doelstellingen en het bereik dat je wilt bereiken door auditdiensten uit te besteden.
Gebrek aan duidelijkheid over vereisten en reikwijdte is de belangrijkste factor voor het mislukken van outsourcing. Je krijgt het beste resultaat van het bedrijf waaraan je je auditdiensten hebt uitbesteed als je een duidelijke lijst met verwachtingen opgeeft.
2. Kwaliteit van het uitbesteden van de financiële audit: De kwalificaties van het team moeten worden overwogen na de reikwijdte van het werk bij het uitbesteden van de financiële auditdiensten.
Als je hun referenties, training en ervaring kent, kun je het kaliber van hun aanbod inschatten. Ook al hebben de outsourcingbedrijven de beste teams in dienst, toch is het beter om deze kennis van tevoren te hebben.
Beknibbel nooit op de boekhoudkundige en boekhoudkundige diensten die u in uw bedrijf gebruikt! Besteed een boekhoudteam uit dat daadwerkelijke ervaring heeft met het leveren van de diensten die uw bedrijf nodig heeft.
3. Kosten van het uitbesteden van de financiële audit: Negeer de prijs niet nu je met gemak een accountantskantoor kunt kiezen dat de audits uitbesteedt. Geef voorrang aan kwaliteit boven kosten. Het verbeteren van je nauwkeurigheidsmarges en het maximaliseren van je recordauthenticiteit zijn de twee belangrijkste doelstellingen van outsourcingdiensten.
Daarnaast moet je je ervan bewust zijn dat elke organisatie een andere hoeveelheid ervaring heeft en dat elke auditprofessional zijn eigen sterke punten heeft. De kosten die gepaard gaan met het ondersteunen van een voltijdse werknemer moeten worden vergeleken met de prijs van een uitbestede specialist. Je zult zien dat het uitbesteden van deze diensten meestal goedkoper is dan het aannemen van een nieuwe medewerker.
4. Beveiliging van de uitbesteding van de financiële audit: Controleer of het uitbestedende auditkantoor voldoet aan alle beveiligingsvereisten. Je werkt met gevoelige klantgegevens, zoals hun SSN, bankrekeninggegevens, transacties, etc., wat cruciaal is om te beveiligen.
Voordat je de opdracht toewijst, moet je weten hoe het outsourcingbedrijf omgaat met beveiliging. Vraag hen welke stappen ze nemen om inbreuken op de beveiliging te voorkomen.
5. Communicatie bij het uitbesteden van de financiële audit: Het is cruciaal dat beide partijen elkaar duidelijk begrijpen. Daarvoor is een goed tweerichtingscommunicatiekanaal nodig. Zorg ervoor dat jij en het uitbestede auditkantoor op één lijn zitten door gebruik te maken van betrouwbare communicatiekanalen. Plan regelmatig vergaderingen om de voortgang bij te houden en updates te krijgen over bepaalde taken.
6. Tijdlijn bij het uitbesteden van de financiële audit: Je moet een tijdlijn opstellen voor je projecten omdat je klanten van je afhankelijk zijn om hun opdrachten op tijd af te ronden. Een bedrijf dat uitbesteedt, moet je de juiste hulp kunnen bieden en het belang inzien van het halen van deadlines.
Geef de relevante informatie in één keer aan het gecontracteerde team om onnodig heen en weer gepraat tot een minimum te beperken. Je vragen moeten binnen een bepaalde tijd worden beantwoord. Zoek uit wat hun noodplannen zijn voor het geval een deadline wordt gemist. Als ze dat niet hebben, kun je beter niet met ze samenwerken.
Je bent je nu volledig bewust van de belangrijke variabelen. De volgende stap is het ontwikkelen van het ideale kader voor het uitbesteden van je auditwerk, zodat je de steun hebt die je nodig hebt voor de overkoepelende doelen en initiatieven van het bedrijf.
Toekomstige trends in het uitbesteden van financiële audits
Het lijkt erop dat in de toekomst het uitbesteden van de financiële audit de taak wordt van externe partijen in plaats van intern personeel. Enkele van de redenen worden hieronder beschreven.
- Vooruitgang in technologie en automatisering
Organisaties moeten routinematig de status en effectiviteit van de outsourcingprovider controleren en hoe ze de vooruitgang van technologie gebruiken en kunnen profiteren van de voordelen van automatisering op het gebied van accountancy. Vertrouwen en geloofwaardigheid kunnen worden behouden door open en eerlijk te zijn tegen belanghebbenden over de auditprocedure en de getroffen veiligheidsmaatregelen.
- De impact van globalisering op de uitbesteding van de financiële auditfunctie:
Het uitbesteden van de financiële audit kan steeds gebruikelijker worden over internationale grenzen heen naarmate de globalisering het economische landschap blijft veranderen. Het is voordelig voor organisaties om toegang te krijgen tot een gevarieerde pool van auditors van verschillende locaties die elk hun visie en ervaring kunnen toevoegen aan het auditproces. Er zijn sterke communicatiemiddelen en -procedures nodig omdat deze neiging ook coördinatie- en communicatieproblemen kan verergeren.
- Integratie van kunstmatige intelligentie bij het uitbesteden van de financiële audits:
Tegenwoordig kan een auditproces volledig worden veranderd door gebruik te maken van AI-aangedreven boekhoud- en auditoplossingen. Vergeleken met menselijke betrokkenheid kunnen deze technologieën enorme datasets zeer snel analyseren en afwijkingen verwijderen, waardoor mogelijk frauduleuze cijfers aan het licht komen. Hoewel deze technologieën in korte tijd meer werk kunnen verzetten, bestaat de kans dat er verkeerde cijfers worden geproduceerd, dus is het noodzakelijk om de eindcijfers goed in de gaten te houden. De mix van menselijke en machinekennis kan het beste resultaat opleveren en garandeert dat de auditor solide aanbevelingen kan doen op basis van de gespecialiseerde kennis van machines en zijn eigen input.
De afhaalmaaltijd
Het uitbesteden van financiële audits heeft verschillende voordelen, waaronder kostenreductie, verbeterde efficiëntie en flexibiliteit, waardoor het management zich kan richten op zijn kerntaken. Het is noodzakelijk dat het management kijkt naar de uitdagingen die uitbesteding met zich meebrengt, zoals kwaliteitscontrole en problemen met datalekken. Het is noodzakelijk om alle elementen zorgvuldig te evalueren, inclusief de reputatie en werkervaring van het outsourcingbedrijf. Gegevensbeveiligingsmaatregelen en naleving van wettelijke en regelgevende normen behoren tot de belangrijke elementen waarmee rekening moet worden gehouden.
Als de doelstellingen van tevoren worden vastgesteld, communicatiebarrières worden weggenomen en er wordt gezorgd voor voortdurende controle, kan het voordeel van uitbesteding worden verdubbeld.
Als u dit artikel nuttig vond, gelieve dan Ga naar de rest van de website Voor meer informatie over het uitbesteden van boekhoudkundige functies, het uitbesteden van salarisadministratie en inzicht in belastinguitbesteding, of meer financiële onderwerpen in Internationaal Boekhouding, Controle, Belasting, Boekhoudsoftware, cloudboekhouding en boekhoudkundige automatisering.
Lees dit artikel in: Engels – Nederlands – Frans – Duits – Spaans
